محاضر الاجتماع هي سجل منظم للمشاركين في اجتماع والموضوعات التي تمت مناقشتها. تعمل الدقائق كمرجع مفيد للمناقشات والقرارات ، بالإضافة إلى وثيقة داعمة للتوصيات الداخلية.
وشملت البنود
يتضمن افتتاح محضر الاجتماع قائمة بالمشاركين. كما تلاحظ تاريخ ووقت الاجتماع. مع استمرار الاجتماع ، يتم تقديم الموضوعات للمناقشة ، وفي بعض الأحيان يتم التصويت عليها أو اتخاذ قرار بشأنها. يشير محضر المتابعة إلى المشاركين المشاركين في كل موضوع. لاحظ المحضر أيضًا الأفكار المطروحة للمناقشة ومن قدم كل فكرة رئيسية. كما يتم تضمين الأصوات أو القرارات ، إلى جانب خطوات العمل الموجهة ، في دقائق.
أنواع الاجتماعات
غالبًا ما يأخذ المشاركون في اجتماعات مجموعة العمل أو اللجان غير الرسمية ملاحظاتهم الخاصة. قد يقوم أحد الأعضاء بتوزيع مراجعة للاجتماع على المشاركين الآخرين. ومع ذلك ، عادة ما يتم استخدام محاضر اجتماعات منظمة ومنظمة فقط في التجمعات الأكثر رسمية. يتم الاحتفاظ بالدقائق عادةً لاجتماعات اللجان التنظيمية ، اجتماعات مجلس الإدارة ، الوكالات الحكومية أو اجتماعات المكتب والاجتماعات العامة. عادة ما يقوم السكرتير أو الموظف الإداري بتدوين الملاحظات وإعداد المحضر.
الاستخدام المرجعي
غالبًا ما يستخدم أعضاء مجموعات العمل أو اللجان محاضر الاجتماعات كمرجع. يقوم المحضر بتوجيه كل شخص معني بأدواره في تنفيذ القرارات التي يتم اتخاذها. في الإعدادات التعاونية ، تساعد الدقائق أيضًا القادة على محاسبة كل شخص عن دوره. إذا فشل أحد أعضاء الفريق في تنفيذ إجراء متفق عليه ، فيجوز أن يوبخه أحد القادة. كما تفي محاضر اجتماعات الحكومة أو المنظمات العامة بواجب الهيئات العامة لنقل المعلومات إلى السكان الذين تخدمهم ولتقديم سجل للأعمال الرسمية.
استخدام الوثائق
في بعض الحالات ، يتم استخدام دقائق الاجتماع أيضًا كوثيقة دعم. غالباً ما تناقش اللجان التنظيمية المشاكل والقرارات والإجراءات ، ثم تقدم توصية رسمية إلى مجلس أو هيئة أكبر. غالبًا ما يتم إرفاق المحضر بالطلب لإثبات المحادثات التي تجريها اللجنة. في الكلية ، على سبيل المثال ، تقدم المدارس أو إدارات البرامج التعليمية عادةً محاضر اجتماعات اللجان الاستشارية لدعم مقترحات المناهج الدراسية.
