في مجال الأعمال نحن في الاجتماعات وخارجها ، والتي نتخذ خلالها العديد من القرارات. في نهاية الاجتماع ، يلتقط محضر الاجتماع القرارات التي تضمن أن يتخذ جميع الحاضرين مزيدًا من الإجراءات. يغطي محضر الاجتماع كل جوانب الاجتماع ، من قائمة الحضور وجدول الأعمال إلى الإجراءات التي يجب اتخاذها واتخاذ القرارات اللازمة لعقد اجتماعات أخرى. إن استخدام خطوات محددة لتعيين محاضر الاجتماعات سيضمن أن فريقك وأقرانك ومدركيك يعرفون موضوعات المناقشة والتوقعات لاتخاذ المزيد من الإجراءات.
استخدم جدول أعمال الاجتماع كمبدأ توجيهي لكتابة محضر اجتماعك. جدول أعمال الاجتماع هو المبدأ التوجيهي للاجتماع. يقوم بتحديث الحضور ويسمح لهم بمعرفة الأهداف ودورهم في تحقيقها وتحديد العناصر المحددة التي تم تعيينها لهم. بما أن الاجتماع يستند إلى جدول الأعمال ، يصبح جدول الأعمال هو الدليل لكتابة الدقائق.
صف بإيجاز أدوار الحاضرين في الاجتماع أو المشاريع للمناقشة. اشرح دور كل مشارك في مساعدة غير الحاضرين على معرفة من حضر أي قسم ولأي غرض محدد. يضمن تحديد أدوار الحضور أن كل شخص يحضر الاجتماع بشكل مقصود. تعتبر أدوار الحاضرين مهمة بالنسبة إلى ميسر الاجتماع والحاضرين ، لذلك يتم المضي قدمًا في مناقشات الاجتماعات دون التورط في الموضوعات التي تمت مناقشتها سابقًا.
تسليط الضوء على أهداف الاجتماع من خلال ذكرها بوضوح. على سبيل المثال: اتخاذ القرارات أو جمع الأفكار أو تحديث الفريق بشأن التقدم. تساعد أهداف القائمة قراء القرّاء على فهم غرض الاجتماع بشكل واضح. جزء الهدف أو الأهداف هو ما قرأه العديد من كبار المديرين ؛ إذا لم يكن هناك حاجة للمشاركة في الأهداف ، فلا حاجة إلى مزيد من القراءة. إذا كان للمدير مصلحة في تحقيق الأهداف ، فقد يختار حضور الاجتماع التالي.
اكتب القرارات المتخذة في الاجتماع. لاحظ جميع القرارات التي تم اتخاذها ومناقشتها لتحديد جدول أعمال الاجتماع القادم. إن كتابة القرارات تمكّن الحاضرين وغير الحاضرين من مراجعة ما إذا كانت هناك أي أنشطة متابعة مطلوبة منهم ، والتي يمكنهم بعد ذلك إعدادها. سيتم اتخاذ القرارات الموضحة في الاجتماع ما لم يكن هناك حاجة إلى مزيد من المناقشة في اجتماع آخر ، والذي سيكون قرارًا في حد ذاته. يعتبر التقاط القرارات المتخذة في اجتماع ومشاركتها أمرًا ضروريًا للدقائق الدقيقة والمفيدة.
اكتب مهام "الخطوة التالية" مع اسم الفرد المسؤول إلى جانبهم. تمكّن هذه الخطوات ميسر الاجتماع من التحضير للاجتماع القادم بالإضافة إلى أن يكون الحضور وغير الحاضرين على علم بمسؤوليتهم عن ما بعد الاجتماع. وهذا يضمن أن الأفراد يستعدون للاجتماع التالي ، إما عن طريق إكمال مهامهم أو تفويضهم إلى شخص آخر يمكنه إكمالها وحضور الاجتماع التالي.
إرسال مسودة محاضر الاجتماع إلى الحضور. ستمكّن المسودة الحضور من تعديل المحاضر من خلال تحديث الملاحظات والخطوات والقرارات التالية. يضمن مشروع مراجعة أن جميع المعلومات تم التقاطها بشكل صحيح وأن الأفراد يديرون المهام التي تم تعيينها لهم أو الإدارة. كجزء من عملية مراجعة المسودة ، حدد موعدًا نهائيًا لجميع الحاضرين في التعليقات. إذا لم يتم استلام أي تعديلات ، يتم اعتبار المحاضر مقبولة من قبل جميع الأطراف.
أرسل محضر الاجتماع. بمجرد تجميع كل التعليقات ، أرسل محضر الاجتماع إلى جميع الأفراد الذين تمت دعوتهم إلى الاجتماع. نسخ الموظفين الآخرين أو الحاضرين الذين يحتاجون إلى الاطلاع. يجب إرسال الدقائق خلال 24 ساعة من نهاية الاجتماع أو 12 ساعة قبل الاجتماع التالي ، أيهما يأتي أولاً.
نصائح
-
ليس من الضروري جمع كل المعلومات في محضر الاجتماع ، فالأهم ما يكفي. يكون محضر الاجتماع فعالا عندما يلخص الاجتماع بالقرارات والمسؤوليات. إذا كنت تسهل الاجتماع ، فاطلب من أحد الأشخاص تدوين ملاحظات للفريق.
