كيفية تنظيم محضر الاجتماع

محاضر الاجتماعات هي وثائق قانونية أساسية للمنظمات غير الربحية والوكالات الحكومية والمجتمعات والشركات. أنها توفر سجلا من عملية صنع القرار. دقائق تختلف عن الاملاء. وهي ليست نسخة من كلمة لكلمة لما حدث في الاجتماع ؛ بدلا من ذلك ، فهي سجل من حضر ، ما تمت مناقشته ، أي الأصوات التي تم الإدلاء بها وما تم تحديده. يتم الاحتفاظ دقائق لعدة سنوات.

التحضير لتسجيل دقيقة دقيقة

مراجعة جدول الاجتماع. سيسمح لك ذلك بالتخطيط لعناصر جدول الأعمال الهامة التي ستحتاج إلى تدوين الملاحظات عليها. ستحصل أيضًا على فكرة حول عدد الحضور المتوقع.

صياغة ورقة الحضور. يمكن أن يكون هذا بسيطًا كقطعة من الورق تحمل عنوان الاجتماع والتاريخ في الأعلى مع عدة أسطر مرقمة. سوف تقوم بتوزيع هذا في بداية الاجتماع لتوقيع الحضور.

تأكد من أن معدات التسجيل تعمل بشكل صحيح. يمكنك اختيار تدوين ملاحظات حول الاجتماع على كمبيوتر محمول ، أو باستخدام القلم والورقة ، أو من خلال تسجيل الاجتماع. إذا كان الاجتماع سيغطي معلومات حساسة ، ناقش التسجيل مع الرئيس وأشرح نيتك في استخدام التسجيل فقط لضمان دقة الدقائق.

إنشاء محضر الاجتماع للسجل

تدوين الملاحظات خلال الاجتماع. التركيز على موضوع كل نقاش وترك التعليق. على سبيل المثال ، لاحظ أن تخصيص التمويل لمبنى جديد تمت مناقشته ، ولكن لا تلاحظ أن "المناقشة كانت عاطفية ومدفّأة". لاحظ من اقترح كل اقتراح وما تم حله.

قم بإنشاء مستند سيكون محضر الاجتماع الرسمي. يجب أن يكون نفس التنسيق مثل دقائق الاجتماع السابقة. فكر في استخدام ستة أقسام: Call to order، roll call، approval of last meeting minutes، open issues، new business and adjournment. تحت كل منها تقديم موجز ومحايد ملخص للمناقشة أو النشاط. إذا كان هناك عدد الأصوات ، قم بتضمين النتيجة. إذا لم يتم عد الأصوات ، فذكر فقط أن الاقتراح "تم" أو "فشل". قم بإنشاء مساحة للوقائع يتم التوقيع عليها بنفسك كمدونة الملاحظات والرئيس الذي سيوافق على الدقائق.

ﻗﻢ ﺑﺘﻌﻤﻴﻢ اﻟﻤﺤﻀﺮات ﻋﻠﻰ أﻋﻀﺎء ﻣﺠﻠﺲ اﻹدارة ﻓﻲ ﻏﻀﻮن أﺳﺒﻮع واﺣﺪ ﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع - وإذا آﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻋﺎﻣﺎً - ﻗﻢ ﺑﻔﺼﻠﻬﻢ آﺴﺠﻞ ﻋﺎم. قم بإجراء التغييرات والتصحيحات حسب الضرورة. ارجع إلى ملاحظاتك الخاصة أو إلى تسجيلك للاجتماع إذا كانت هناك حاجة إلى توضيح.

تخزين محضر اجتماع في ملفات الشركة

احضر محضر الاجتماع مع محاضر الاجتماعات السابقة. يمكنك الاحتفاظ بالدقائق في الموثق ، التي تنظمها اللجنة أو المجلس ، وبترتيب زمني. بما أن محاضر الاجتماع هي سجلات قانونية ، احتفظ بها في المكتب الرئيسي.

قم بحذف التسجيل الذي قمت بإجرائه من الاجتماع ، ما لم تكن سياسة منظمتك للاحتفاظ بهذا السجل. بمجرد انتهاء الدقائق ، لا تكون هناك عادة حاجة إلى الاحتفاظ بهذه النسخة الاحتياطية ، وقد تكون محتوياتها حساسة أو سرية.

نسخ وتوزيع محضر الاجتماع في بداية الاجتماع التالي. سيتم الموافقة على هذه كنقطة أول من العمل.