كيفية وضع مناقشة في محضر الاجتماع

يقصد بمحاضر الاجتماعات تلخيص أهم النقاط في الاجتماع. الغرض من الاجتماع هو أن تعقد المجموعة وتتخذ القرارات. الهدف النهائي لمحاضر الاجتماع ، تحت هذا الخط من المنطق ، هو تلخيص بدقة القرارات التي اتخذت خلال الاجتماع. يتم أخذ محاضر الاجتماع في شكل ملاحظات ، ثم يتم كتابتها لاحقًا بالكامل. لجعل العملية أسهل قليلاً ، اطلب من قادة الاجتماع وضع جدول أعمال أو ملخص لأحداث الاجتماعات. ضع مخططًا للملاحظات الدقيقة للاجتماعات استنادًا إلى جدول الاجتماع.

العناصر التي ستحتاجها

• شيء للكتابة

• الكمبيوتر (اختياري)

إيلاء الاهتمام للقرارات التي اتخذت خلال المناقشة. تأكد من أن تلاحظ جميع المعلومات المتعلقة بالقرار النهائي.

استخدم الوقت الذي يناقش فيه الأشخاص قرار تدوين ملاحظات حول القضايا الأساسية التي يبدو أنها تشارك في مناقشة المناقشة. لا تقلق بشأن من قال ماذا.

اقرأ الملاحظات لاحقًا وأبرز النقاط الأكثر صلة بالأعضاء. ارجع وابحث في الملاحظات عن أي معلومات ذات صلة تم ذكرها والتي تتعلق بالجانب القيادي للمجموعة. قد تتحول المناقشة إلى ظل مهم ، مثل الأعمال الورقية أو المخاوف القانونية. افصل هذه المعلومات وارسلها إلى قادة المجموعة.

تلخيص النقاط المطلوبة للمتطوعين والشركات التابعة الأخرى. قم بكتابة قائمة بالرموز الموجهة لجميع المهام التي تحتاج إلى إكمال بناءً على القرار المتخذ في المناقشة. إذا كان القرار ، على سبيل المثال ، هو تنظيم حملة لجمع التبرعات للتخفيف من العجز في الأموال اللازمة لمشروع آخر ، لاحظ أن هناك حاجة إلى متطوعين للتخطيط لجمع التبرعات ، وتجنيد المتطوعين ، والإعلان ، وما إلى ذلك.

استخدم ملخص محاضر الاجتماع للبريد الإلكتروني للأعضاء والنشرات الإخبارية.

قم بعمل تنسيق قياسي لمحاضر الاجتماع بناء على الإجراءات المعتادة. حفظها ، لأن المعلومات التي تحتوي عليها يمكن أن تصبح مفيدة في وقت لاحق. قد تجد المجموعة نفسها في موقف مماثل في وقت لاحق ، على سبيل المثال ، عندما لا يكون الأشخاص الذين نظموا حملة التبرع الأصلية جزءًا من المنظمة. يمكن للأعضاء الجدد استخدام دقائق الاجتماع لإيجاد حلول للمشكلات الجديدة بالنسبة لهم.

تأكد من تسجيل تاريخ ووقت الاجتماع مع كل إدخال ، بالإضافة إلى ملخص للغرض من الاجتماع.

اكتب محضر الاجتماع في مجموعات قصيرة من جملة إلى ثلاث جمل ، بحيث يقرأ نوعًا ما مثل مقالة صحفية. هذا سيجعل النقاط الأساسية للاجتماع أسهل في الفهم للقراء.