يجب أن يكون أصحاب الأعمال دقيقين في كل جانب من جوانب مساعيهم. يخسر رجال الأعمال غير المهرة أو الكسالى الوقت والمال من خلال الفرز. وعلاوة على ذلك ، إذا لم تكن سجلات الأعمال والنظم المحاسبية دقيقة ، فقد يتم اتهام المالك بانتهاك قوانين العمل الولائية والفدرالية. أحد هذه الأنظمة التي يجب أن تكون دقيقة هو نظام الرواتب.
إنشاء تقارير دقيقة حتى تاريخ عن دخل الموظف
يجب أن يكون نظام كشوف المرتبات قادراً على الاحتفاظ بتقارير دقيقة عن دخل الموظف وإصدارها. من وجهة نظر صاحب العمل ، فإن القدرة على توليد تقارير الدخل من العام حتى تاريخه تجعل من عملية إيداع ضرائب العمل أسهل قليلاً: يمكن الوصول بسهولة إلى المبلغ المستخدم لحساب الاقتطاعات الضريبية لنفقات الأعمال المتعلقة بالموظفين (تحديدًا دخل الموظف). من وجهة نظر الموظف ، يمكن أن يكون التمكن من سؤال صاحب العمل عن سجل دخله أمرًا حاسمًا لضمان الحصول على قروض أو مساعدة من الدولة (مثل إعانات العجز أو البطالة).
توليد Paychecks ودفع الشوائب
من الأهداف التي لا تقل أهمية عن أي نظام لجدول الرواتب هو توليد رواتب ودفع أجور. إن حوسبة هذه المهمة توفر على المديرين وأصحاب الأعمال الوقت والمال ؛ بدلاً من مراجعة بطاقات الوقت يدوياً وحساب مبلغ الشيك استناداً إلى ساعات العمل ، ينبغي تصميم نظام كشوف المرتبات لحساب هذه الأرقام تلقائياً. ويقدر الموظفون نظام الرواتب في الوقت المناسب أيضًا: فهو يقلل من القلق بشأن تلقي الشيكات في الوقت المحدد وأي قلق بشأن استلام شيك بمبلغ غير صحيح.
مساعدة أصحاب الامتثال لقوانين العمل
يجب على نظام الرواتب أن يجعل الامتثال لقوانين العمل في الولايات والعملات الفيدرالية أسهل ، بينما يساعد المالك في نفس الوقت على تقليل النفقات العامة. على سبيل المثال ، ينص القانون الفيدرالي على دفع أجور للموظفين الإضافيين إذا عملوا لأكثر من 40 ساعة في أسبوع عمل واحد.
ﯾﺟب أن ﯾﻌﻣل ﻧظﺎم اﻟرواﺗب ﻣﺑﺎﺷرة ﻓﻲ اﻷﺟور اﻹﺿﺎﻓﯾﺔ. هذا يساعد أصحاب العمل على البقاء ضمن القانون عندما يحين وقت دفع الوقت الإضافي. بالإضافة إلى ذلك ، بما أن صاحب العمل يمكنه استخدام النظام للتحقق من عدد الساعات التي يعمل فيها الموظف ، يمكن لصاحب العمل أن يحول جداول المواعيد لتجنب دفع ساعات عمل إضافية (مما يساعد صاحب العمل على خفض التكاليف).
وعلاوة على ذلك ، ينبغي أن يكون نظام كشوف المرتبات قادراً على طباعة النماذج الضريبية والأرقام الأخرى المطلوبة من الدولة (مثل مبالغ FICA) لجعل الامتثال لقوانين العمل أسهل.
