للتأكد من أنها تتوافق مع لوائح دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) وقوانين الولايات والحكومات المحلية ، يجب أن تتضمن الشركات معلومات مهمة عن الموظف والشركة في أنظمة كشوف المرتبات. يتطلب إنشاء وتشغيل المكونات المختلفة التي تشمل نظام كشوف المرتبات العناية الواجبة والمعرفة الكافية بالتشريعات الضريبية. ونتيجة لذلك ، من الشائع أن تقوم الشركات بتوظيف مستشار خارجي ، أو محاسب ، أو خدمة كشوف المرتبات لإيداع مدفوعات الضرائب ، وعملية W-2 ، وإدارة خطط التقاعد والتأمين وأداء واجبات أخرى متعلقة بكشوف المرتبات.
معلومات الموظف
خلال عملية الإيجار الجديدة ، يجب على الشركات جمع معلومات مثل التأمين الطبي وأشكال W-4 لتحديد ما يجب خصمه من راتب الموظف. كما تزود هذه الاستمارات أرباب العمل بمعلومات مهمة ، مثل رقم التأمين الاجتماعي للموظف ومبلغ الاستقطاع الخاص بهم لأغراض الضريبة الفيدرالية والضريبية. يجب على النظام أيضًا تتبع ومعالجة التغييرات التي تم إجراؤها على حالة الإعفاء الضريبي للموظف أو المعاشات أو خطط التأمين أو صناديق التقاعد.
معلومات الراتب
كجزء من عملية الاستئجار الجديدة ، تتضمن أنظمة الرواتب مكونًا يحدد الموظفين المتفرغين وغير المتفرغين والمتعاقدين. من المهم تصنيف العمال في نظام الرواتب لأن الحكومة تفرض غرامات عالية على الشركات التي تصنف الموظفين بشكل غير صحيح.
الجداول الزمنية
بدون معرفة عدد الساعات التي عمل فيها الموظف ، لا يمكن لأصحاب العمل تحديد ما يجب دفعه للموظف. في حين يحصل بعض العمال على رواتب ، يتم تعويض الآخرين بالساعة أو يتم تعيينهم كموظفين غير معجبين. تشمل أنظمة كشوف المرتبات معلومات عن الجدول الزمني أو المناطق التي يتم فيها تسجيل ساعات عمل الموظف كل ساعة أو غير ساهرة ومراجعتها للتأكد من دقتها. ﻳﻤﻜﻦ ﺟﻤﻊ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ﻋﺒﺮ ﺳﺎﻋﺔ زﻣﻨﻴﺔ آﺎﻣﻠﺔ ﺑﺎﻟﻜﻤﺒﻴﻮﺗﺮ أو ﺳﺎﻋﺔ ﺑﻄﺎﻗﺔ أو ﺳﺎﻋﺔ ﻣﻮاﻋﻴﺪ ﻟﻠﺒﻄﺎﻗﺎت.
الضرائب والتخفيضات المطبقة
على الرغم من أن مصلحة الضرائب الأمريكية تزود الشركات بجداول ضريبية لحساب اقتطاعات ضرائب الموظفين ، يمكن أيضًا لموردي أنظمة الكمبيوتر والمرتبات توفير هذه المعلومات. يجب على أصحاب العمل النظر في الأرباح السنوية حتى الآن ، ومستويات الأجور والعلاوات الضريبية عند تلخيص الضرائب السارية. وبالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تحسب نظم كشوف المرتبات الاستقطاعات التي تتم من خلال خطط المعاشات التقاعدية ، و 401 (ك) ، وخطط التأمين ، ورسوم الاتحاد ، والزينة. يقوم قسم كشوف المرتبات أيضاً بمراقبة القروض والخصومات الأخرى التي لها مبالغ حدية وتوقف اقتطاعات راتب عندما يتم سداد المبلغ الإجمالي.
سجل الرواتب
يلخص سجل الرواتب كشوفات الموظفين ومعلومات الخصم في إدخال دفتر اليومية الذي يتم إدراجه في دفتر الأستاذ العام لأغراض المحاسبة والبحوث العامة. وتستخدم سجلات الرواتب أيضا لإنشاء تقارير الضرائب. يتم إعداد هذه الوثائق من قبل موظفي الرواتب أو يتم إنشاؤها باستخدام نظم الكمبيوتر الرواتب.
الدفعات اليدوية
من حين لآخر ، تصدر الشركات كشوف أجور يدوية للموظفين بين فترات الدفع بسبب الإنهاء أو خطأ في كشف المرتبات. يجب أن تكون أنظمة كشوف المرتبات مسؤولة عن مبلغ الشيك في سجل كشوف المرتبات لأغراض الضريبة والإبلاغ. وهذا يضمن مطابقة مبلغ خصم الضريبة من صاحب العمل مع خصومات الموظفين.
