من المداخل والفصول الدراسية للتعليم العالي إلى غرف مجلس الشركات الأمريكية ، تخدم خطابات التعريف عددًا لا يحصى من الأهداف في مجال الاتصال. كما يدل اسمها ، فإن الرسالة تعلن شيئا. كما يمكن اعتباره بيانًا للحقيقة أو إعلانًا أو توضيحًا. في بعض الأحيان ، تكون القضية محل نزاع أو مال أو سمعة على المحك. لأي سبب من الأسباب يتم كتابة خطاب إعلان لمؤسستك ، وتبني لهجة منطقية ومنطقية ، والحفاظ على تركيزك والحفاظ على الرسالة موجزة وموجزة.
اذكر كتاب الرسالة الغرض
اذكر هدفك في كتابة خطاب التصريح. على سبيل المثال ، قل أنك تكتب رسالة تعريفية إلى موظفيك للإعلان عن إطلاق منتج أو خدمة جديدة. لا تضيع وقتًا في الوصول إلى الموضوع: "أكتب إليكم لأعلن أنه بعد أربع سنوات من الدراسة والبحث المكثفين ، ستطلق شركة ABC Vitamin Company مكملاً هضميًا جديدًا ، يدعى Quell ، في 17 فبراير."
املأ التفاصيل
تقديم التفاصيل الأخرى ذات الصلة للإعلان. في هذا المثال ، قد ترغب في تضمين المبلغ الذي سيتكلفه الملحق والمكان الذي سيتم بيعه فيه.
الجدول الزمني للرد على الأسئلة
توقع احتياجات جمهورك - في هذه الحالة ، موظفيك. سوف يريدون أن يعرفوا كيف يؤثر الإعلان - إطلاق المنتج - عليهم. بدلاً من تعريض رسالتك بالتفصيل ، قد ترغب في عقد اجتماع لكشف النقاب عن المنتج والإجابة على الأسئلة. قم بتزويد وقت وتاريخ هذا الاجتماع في رسالتك ، وحدد ما إذا كان الحضور اختياريًا أم إلزاميًا.
أغلق البيان
أغلق خطاب التصريح الخاص بك على مذكرة واضحة ، مع الأخذ في الاعتبار ثقافة شركتك والديناميكية الحالية. قد ترغب في الإشارة إلى الأمام ، وتقديم توقعات لما يمكن أن يعنيه الإعلان - إطلاق المنتج - لشركتك. يمكنك إصدار عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، أو الخطوات التي تتوقع من الموظفين اتخاذها بسبب الإعلان. أو إذا كنت تستشعر المقاومة في الأفق ، فأعرب عن أملك في أن تجمع مؤسستك معًا لجعل مصدر الإعلان ناجحًا.
إنهاء الأمور بتوجيه الشكر إلى المتلقين لوقتهم. أسئلة مؤقتة مباشرة إلى مشرفهم المباشر أو من الأفضل لك ، مباشرة ، أن تعزز روح التعاون.
قم بإجراء تدقيق شامل
غالبًا ما يصبح بيان إعلان الفائدة جزءًا من تاريخ الشركة - ويمكن نشره على الموقع الإلكتروني ليطلع عليه الأشخاص الخارجيون. على هذا النحو ، ينبغي أن يكون مصدرا للفخر والعزيمة. امنح نفسك الوقت الكافي لمراجعة وتعديل ومراجعة خطاب التعريف الخاص بك. اطلب من أحد الزملاء الموثوقين أو المقربين مراجعة رسالتك ودعوة تعليقاتهم والنقد البناء. اجعل تصريحك مثالاً لإلهام الآخرين.
