نظام كشوف المرتبات هو الوسيط الذي تعالج من خلاله كشوف المرتبات الخاصة بك بحيث يمكن تلبية المتطلبات الفيدرالية والولائية اللازمة. على وجه التحديد ، تتطلب منك وزارة العمل الأمريكية تعويض الموظفين بشكل صحيح وفي الوقت المناسب ؛ تتطلب دائرة الإيرادات الداخلية اقتطاع ضريبة الرواتب الفيدرالية ؛ يتطلب منك قسم العمل الحكومي تطبيق قوانين العمل في الولاية ، وتتطلب وكالة الضرائب الحكومية حجب ضريبة الرواتب الحكومية. عند تصميم نظام الرواتب ، اختر النظام الذي يناسب احتياجاتك.
قم بتقييم متطلبات الرواتب لتحديد النظام المناسب. يتطلب النظام اليدوي معالجة الرواتب من جهة. لديه مخاطر متزايدة للخطأ لذا استخدمها فقط إذا كان لديك عدد قليل من الموظفين. يتطلب النظام المحوسب الداخلي المعالجة عبر برنامج الرواتب. استخدمه لتبسيط معالجة كشوف المرتبات. يتطلب النظام الخارجي فرض رسوم على المرتبات الخارجية لمقدم خدمات الرواتب. استخدمها إذا كنت ترغب في إلغاء أو تقليل مهمات معالجة كشوف المرتبات بشكل كبير.
إنشاء نظام يدوي ، إذا كان هذا هو النظام الذي تختاره. يمكنك شراء أوراق زمنية قياسية في متجر مستلزمات المكتب ، أو إنشائها باستخدام برنامج جداول البيانات أو مجموعة البرامج المكتبية. شراء شيكات الرواتب الفارغة من متجر مستلزمات المكاتب ، أو استخدام الشيكات المصرفية الخاصة بك. استخدم الآلة الكاتبة لطباعة شيكات الرواتب أو كتابتها يدويًا.
يتطلب منك هذا النظام حساب الأجور والخصومات يدوياً. البقاء على اطلاع بالقوانين الفدرالية المستقطعة ، والإيداع الضريبي وقوانين الإيداع الضريبي عبر IRS Circular E.. اتصل بوكالة الإيرادات الحكومية الخاصة بك للحصول على إرشادات ضرائب الرواتب الحكومية. ثلاثية تحقق من جدول الرواتب قبل إصدار شيكات الرواتب. نسخ الملف الثابت لتقارير الرواتب في منطقة سرية.
قم بعمل نظام محوسب داخلي إذا كان هذا هو النظام الذي تختاره. شراء برنامج الرواتب الذي يلبي احتياجاتك. يمكن للشركات الصغيرة ، على سبيل المثال ، استخدام QuickBooks ، ويمكن للشركات المتوسطة الحجم استخدام Ultimate Software ، ويمكن للشركات الأكبر أن تتعامل مع Mangrove. يمكن أن يكون لديك موظفون كل ساعة لكمة على مدار الساعة العادية ، ولكن نظام ساعة الوقت المحوسبة ، مثل كرونوس ، هو أكثر كفاءة لأنه يسمح لك لاستيراد الوقت في برنامج الرواتب. يحسب البرنامج الأجور والخصومات ، ويمكّن الإيداع المباشر ، ويطبع شيكات الأجور ودفع الرسوم ، وله جداول الضرائب الاستقطاعية الفيدرالية والولائية المضمنة في النظام ، ويحفظ ويطبع تقارير الرواتب.
جعل النظام الخارجي إذا اخترت هذا الطريق. يطلب منك معظم مزودي خدمة الرواتب أن تقوم بتحميل ساعات رواتبك عبر الإنترنت ، أو إرسالها عن طريق الفاكس أو البريد الإلكتروني. يعالج المزود كشوف رواتبك ويرسل لك تقارير الرواتب والرواتب حسب كل يوم دفع. تسمح لك بعض الشركات بالوصول عبر الإنترنت إلى نظامها ، مما يسمح لك بطباعة التقارير وتحصيل الراتب إلى طابعة الليزر الخاصة بك.
عند إنشاء هذا النظام ، يجب أن يقوم مقدم الخدمة بتوقيع عقد متفق عليه بشكل تفصيلي يشرح خدماته ويقدم لك قائمة بأسعاره. لأغراض الإيداع المباشر ، امنح الموفر حسابك المصرفي ورقم التوجيه. إذا كان الموفر سوف يتعامل مع شؤون الضرائب والمزايا الخاصة بك ، فيجب أن تقوم بتوقيع مستند توكيل رسمي يعطيه الإذن.
نصائح
-
يمكنك تكبد رسوم IRS عن الأخطاء الضريبية التي يقوم بها طرف ثالث. وبالتالي ، تحقق دائمًا من عمل مقدم خدمة كشف الرواتب. إنشاء مخطط انسيابي لنظام الرواتب الخاص بك. يعرض الرسم البياني المهام التي ينطوي عليها معالجة كشوف المرتبات من البداية إلى النهاية بناءً على النظام المختار.
