تمثل خطة الطوارئ تغييرًا مقترحًا في الاتجاه الاستراتيجي للشركة استجابة للأحداث غير المتوقعة التي تتسبب في اختلاف النتائج المالية بشكل كبير عما كان متوقعًا أو متوقعًا. يقوم أصحاب الأعمال بإعداد خطط طوارئ لأنهم يدركون أنه من الصعب التنبؤ بالمستقبل بدقة. يعتبر التعامل مع عدم اليقين جزءًا من الوصف الوظيفي لكل صاحب عمل.
لماذا هناك حاجة خطط الطوارئ
خلال التخطيط ، تتخذ الشركات قرارات صعبة حول كيفية تخصيص مواردها ، والتي تشمل رأس المال والأفراد والقدرات الإنتاجية. تستند هذه القرارات على افتراضات حول بيئة الأعمال التي ستواجهها الشركة في العام المقبل وما بعده. في كثير من الأحيان تتغير هذه البيئة بعد تنفيذ الخطط. طرح المتسابقون استراتيجياتهم الخاصة للحصول على حصة أكبر من السوق. يمكن للاقتصاد العام أن يظهر صعودا أو هبوطا - في بعض الأحيان فجأة وبقليل من التحذير. تنتهي الخطة الإستراتيجية للشركة بالتزامن مع البيئة ، ويجب إجراء التغييرات.
عندما يتم التخطيط للطوارئ
تقوم العديد من الشركات بإعداد خطط طوارئ أثناء تخطيطها السنوي عندما تحدد الاتجاه الاستراتيجي للسنة القادمة وعلى المدى الطويل. لكن بعض المديرين يسعون إلى دمج التخطيط للطوارئ في صنع القرار على مدار العام ، مع الاعتراف به كأداة مفيدة للتعامل مع كل من القضايا الكبيرة والصغيرة. ستكون المسألة الأصغر منافسًا يقنع مديرًا أساسيًا بمغادرة الشركة للعمل معه. إذا كان مالك الشركة بالفعل لديه بديل مدرّب أو تم اختياره على الأقل ، فإن التغيير قد يتسبب في أقل قدر من الاضطراب في أداء القسم.
عملية إبداعية
يتطلب التخطيط لحالات الطوارئ التفكير الاستراتيجي الإبداعي - القدرة على تخيل ما يمكن أن يحدث للأحداث لدفع الشركة خارج مسارها المالي المقصود. ويسمى أيضًا التخطيط للطوارئ بوضع سيناريوهات "ماذا لو". خلال الاجتماعات ، يسأل المدراء كيف سترد الشركة في حالة وقوع حدث معين. يجب أن تكون هذه الاجتماعات مفتوحة ومتحررة ، مما يسمح التعبير عن جميع الأفكار دون نقد.
ليس دائما سلبي
لا ينبغي اعتبار تخطيط الطوارئ شيئًا مقصودًا فقط لمعالجة الحوادث السلبية. كما أنها أداة للتخطيط للمستقبل للاستفادة من الفرص التي قد تظهر خلال العام. ومن الأمثلة على ذلك وجود مصادر رأسمالية يمكن استخدامها للحصول على منافس يعلن أصحابه بشكل غير متوقع أنهم مستعدون للبيع.
فوائد
التخطيط للطوارئ يزيد من مهارات التفكير الاستراتيجي لدى المديرين. فهم يصبحون أكثر إدراكًا لبيئة العمل المتغيرة باستمرار التي تعمل بها الشركة وكيف يمكنها التأثير على نجاح الشركة. إن وجود خطط طوارئ سارية يتيح استجابة سريعة للأحداث غير المتوقعة وقد يقلل من الأضرار التي تلحق بالإيرادات والأرباح. قد يجد أحد متاجر التجزئة أن أعماله تعطلت بسبب إصلاحات الشوارع التي تجعل من الصعب على العملاء ركن سياراتهم والدخول من المدخل الأمامي. يجب أن يحتوي المتجر على خطة طوارئ لإعادة ترتيب المدخل الخلفي بسرعة حتى يتمكن العملاء من الحضور بهذه الطريقة ، بما في ذلك اللافتات لتنبيه العملاء إلى التغيير.
