مكتب الاستقبال في المبنى هو مركز المعلومات لجميع عملياته. إنه مكان ليس فقط لتسجيل الوصول لموعدك ، ولكنه قد يصبح أيضًا أمرًا حيويًا في حالة الطوارئ. خلال حالة الطوارئ ، يتلقى موظف الاستقبال المعلومات ذات الصلة حول الوضع وينشر تلك المعلومات إلى المتلقي المناسب لها ، مما يؤدي إلى استنتاج سريع وسليم للحادث.
استعدادات
في بداية حالة الطوارئ ، يصبح موظف الاستقبال قائدا للحوادث ، ويصبح مكتبه مركز قيادة للحوادث. لكي تعمل بشكل صحيح أثناء إجراءات الطوارئ ، يجب أن تكون جميع أدواتك الأساسية قريبة. يمكنك إجراء اختبار دوري لهاتفك ونظام الاستدعاء والراديو للتأكد من أنها تعمل جميعها بشكل صحيح. قم بتخزين مستلزمات الطوارئ الخاصة بك ، مثل طقم الإسعافات الأولية ، درهم إماراتي ، زجاجة الأكسجين ، المشاعل والبطانيات. تأكد من حصولك على إمدادات كافية من ورق المذكرة والأقلام وأقلام الرصاص في متناول اليد. يجب أن يتوفر دليل إجراءات الطوارئ ، إلى جانب أوراق الفحص السريع للاستخدام أثناء الحادث.
أولويات
ما أن تطرح حالة الطوارئ نفسها ، تعطي الأولوية لما هو شاغل مباشر ولا يمكن التعامل معه. على سبيل المثال ، قد تتلقى مكالمة هاتفية من موظف تطلب ضابط أمن لمرافقتها إلى سيارتها. يجب أن يكون ردك على غرار: "الأمن متورط في حالة طوارئ في هذا الوقت ولا يمكنه مساعدتك ؛ سيكون من الأفضل أن تطلب من زميلك في العمل مرافقتك".
إجراءات الطوارئ
افتح على الفور دليل إجراءات الطوارئ الخاص بك إلى القسم المناسب ، وقم بالإشارة إليه في أي وقت لست متأكدًا تمامًا مما يجب فعله. اتبع إجراءاتك المكتوبة بالترتيب المسرد ، وحاول أن تبقى هادئًا. هذا يساعد على تقليل فرص أي أخطاء من جانبك.
مراقبة جميع الاتصالات ذات الأولوية والمساعدة في نقل حركة الاتصالات اللاسلكية المهمة إلى الأشخاص المناسبين. الوقوف عن طريق إخطار الشرطة أو إدارة الإطفاء.
استمر في مراقبة الدخول والخروج إلى موقعك ، مما يسمح بتحكم أفضل في الوصول أثناء الطوارئ. ويمكن القيام بذلك من خلال مشاهدة نقاط الدخول المرصودة بالفيديو وكذلك التحقق من الأفراد للحصول على بطاقة هوية صحيحة عند الدخول والخروج. البقاء الحالية على سجل الزوار الخاص بك ، والتحقق من الأفراد داخل وخارج حسب الحاجة.
انتبه إلى منطقة الاستقبال المباشرة ، وابحث عن أي أشخاص أو عناصر مشبوهة. الإبلاغ عن أي شيء خارج عن المألوف على الفور.
عندما يصل مسؤولو الشرطة والإطفاء ، ساعدهم عن طريق مرافقة في مكتبك لتوجيههم إلى مسرح الطوارئ. إذا لم يتوفر مرافقة ، فامنحهم خريطة مبسطة للحصول على الاتجاهات. كن مستعدًا لمساعدة السلطات في إجراءات الإخلاء إذا لزم الأمر.
بعد وقوع الحادث ، تأكد من إكمال جميع وثائق التقارير الضرورية. هذا يساعد الشركة في قضايا المسؤولية ولتحسين إجراءات الطوارئ في المستقبل.
