تتضمن رسالة الطوارئ الخطط والإجراءات التي سيتبعها قسم الأعمال إذا حدث شيء قد يؤثر على عمليات الشركة إما إيجابًا أو سلبًا. تشرح الرسالة كيفية الاستجابة للحريق أو فقدان البيانات - أو لحسن الحظ غير المتوقع ، مثل طلب كبير. في حين أن خطة طوارئ شاملة للمنشأة بأكملها يمكن أن تشمل أقسامًا متعددة ، إلا أن رسالة الطوارئ تركز على المشكلات التي قد تواجهها إدارة فردية وتوضح خطة للتعامل مع هذه المشاكل.
العمليات والمهام
يجب أن يقوم كل مشرف من الأقسام بإعداد خطاب طوارئ يشرح بالتفصيل العمليات التجارية التي يقوم بها والمهام التي يشرف عليها. يجب أن تتضمن هذه الرسالة كل ما تقوم به الدائرة ، وكل شخص تتواصل معه ، وما تقدمه من خدمات ، وعندما تقدم تقديمها. على سبيل المثال ، يجب أن توضح رسالة الطوارئ لقسم المحاسبة كيفية اتصال قسم المحاسبة بقسم المبيعات لتسجيل الحسابات المستحقة القبض وأساليب الاتصال الخاصة بها مع قسم المشتريات لتتبع الحسابات المستحقة الدفع ، وكذلك كيفية قيام الإدارة بتسليم بيانات الدخل الشهرية والفصلية عائدات الضرائب.
نقاط الفشل
يجب أن يتضمن خطاب الطوارئ نقاط الفشل في كل عملية. هذه هي الأحداث التي يمكن أن تعطل إكمال عملية أو مهمة. يمكن أن تتراوح نقاط الفشل من الكوارث الطبيعية إلى فقدان البيانات الكارثي إلى سوء الفهم البسيط بين زملاء العمل. يمكن أن تتضمن رسالة الطوارئ التي تحدد نقاط فشل قسم المحاسبة إغفال فواتير مبيعات أسبوع أو عطل في القرص الصلب تمحو بيانات مالية مهمة.
الاحتمالية والأثر
يوضح الجزء التالي من خطاب الطوارئ احتمالية حدوث نقاط الفشل وتأثير نقاط الفشل هذه على العمليات. يمكن أن توضح الرسالة كيف أن بعض نقاط الفشل لها احتمالية عالية ولكنها تمثل الحد الأدنى من التهديد ، في حين أن نقاط الفشل الأخرى يمكن أن تكون غير محتملة إلى حد كبير ولكنها تحقق نتائج مدمرة. قد تظهر رسالة الطوارئ الخاصة بنظام حفظ السجلات الآلي التابع لقسم المحاسبة احتمالية منخفضة لعدم تحديث سجلات الشركة ، ولكن يمكن للحرف أيضًا أن يوضح كيف أن الفشل في هذا النظام قد يكون له تأثير خطير على عمليات القسم.
خطة عمل الطوارئ
سيحتوي خطاب الطوارئ على خطة عمل توضح الخطوات التي سيتخذها القسم في حالة حدوث نقطة فشل حتى يتسنى للقسم العمل حول نقطة الفشل أثناء إنجاز مهمة ضرورية. في حين أن الإجراءات المحددة في رسالة الطوارئ قد لا تكون أكثر الطرق كفاءة أو ملاءمة لإكمال المهمة ، إلا أنها تنجز المهمة. يمكن أن تتضمن خطة العمل في خطاب الطوارئ الخاص بإدارة المحاسبة خطوات لاستخدام دفاتر وحاسبة دفتر الأستاذ في حالة حدوث فقدان للبيانات من محرك أقراص صلبة.
