أنت تغلق عملك. ربما كنت تتقاعد أو تدخل في فرصة لمشروع مختلف. جميع الشركات تولد الأوراق ، وبمجرد إغلاق عملك ، يجب معالجة مسألة طول مدة الاحتفاظ بهذه الوثائق.
أسباب حفظ السجلات
الوكالات الحكومية ، مثل دائرة الإيرادات الداخلية وإدارات خزانة الدولة ، هي الكيانات الأكثر احتمالا التي يمكن أن تطلب وثائق تجارية مختلفة في الماضي. سيكون الاحتفاظ بكافة أنواع السجلات المتعلقة بالأعمال ذات قيمة إذا دعت الحاجة إلى إثبات المطالبات والمعاملات والمعلومات المقدمة بشأن الإقرارات الضريبية. على الرغم من وجود تقادم في العديد من المسائل التجارية في حالات معينة مثل التحقيق في الاحتيال أو أي إجراءات مدنية أو جنائية أخرى مرفوعة ضد شركة ، فقد تكون هناك حاجة لسجلات الأعمال السابقة بغض النظر عن المدة التي مرت بها الأحداث. فأنت لا تعرف أبدًا متى قد تكون سجلات العمل القديمة مفيدة ، لذلك يُنصح بالاحتفاظ بجميع سجلات العمل طالما كان ذلك ممكنًا. ومع ذلك ، هناك مبادئ توجيهية عامة بشأن طول الفترة الزمنية لحفظ الوثائق المشتركة.
فترات محددة البند القابضة
من تاريخ الإيداع ، احتفظ بالشيكات الملغاة ، وقسائم الإيداع البنكي ، وبيانات بطاقات الائتمان ، ودفاتر الأستاذ العامة لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات. عقد البيانات المصرفية ، وسجلات الجرد ، والفواتير ، وسجلات المبيعات ، وأشرطة تسجيل النقدية ، و W-2 ، و 1099 ، وغيرها من وثائق الإيداع الضريبي لمدة ست سنوات على الأقل. إذا تم إنشاء نشاطك التجاري كشركة ، احتفظ ببيانات مالية شهرية وربع سنوية للشركة لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات.
سجلات للحفاظ على لأجل غير مسمى
تخزين مدفوعات متعلقة بالموظفين والمستندات المرتبطة بها ، مثل تعويضات العامل وسجلات التقاعد ومخصصات ضريبة دخل الموظفين ، لطالما استطعت. إذا كان الموظف السابق في شركة ملفات للحصول على إعانات البطالة ، أو التقدم بطلب للحصول على وظيفة جديدة ، أو لديه أسئلة تعود إلى وقت عمله ، فإن الحصول على هذه السجلات سيكون أكثر قيمة. يجب الاحتفاظ بجميع المستندات المتعلقة بالشركات لأجل غير مسمى ، على الرغم من أن الشركة لم تعد في الأعمال التجارية. وتشمل هذه الوثائق شهادة التأسيس ومحضر اجتماع مجلس الإدارة وعقود العمل ومعاملات الأوراق المالية وبراءات الاختراع والعلامات التجارية وأي مستندات متعلقة بالمحكمة. يجب الاحتفاظ بسجلات أصول الشركة والحسابات المستحقة القبض والمدفوعة.قانون التقادم في مصلحة الضرائب هو ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الاستمارات الضريبية لتدقيق العوائد. وكما ذكر ، ينبغي الاحتفاظ بسجلات تثبت الدخل والخصومات إلى أجل غير مسمى إن أمكن.
الكيانات التي قد تطلب سجلات سابقة
إن الوكالات الفيدرالية التي من المرجح أن تطلب معلومات سابقة عن الوثائق هي دائرة الإيرادات الداخلية ، وإدارة العمل ، وإدارة الضمان الاجتماعي ، ولجنة تكافؤ فرص العمل والهجرة والتجنس. كما ينبغي الاحتفاظ بسجلات للوكالات الحكومية ، مثل تقسيم الضرائب والبلديات المحلية ، لأطول فترة ممكنة ، حتى بعد توقف العمل التجاري. تخزين الملفات في مكان آمن ، ويفضل أن يكون ذلك في موقع محمي من الحريق والفيضان والسرقة وخسائر أخرى. يجب أن يعرف شخص آخر غيرك مكان حفظ هذه السجلات المهمة.
