تشمل إدارة السجلات في الأعمال تصنيف السجلات أو تخزينها أو تأمينها أو حفظها أو التخلص منها. تعتبر الصور ورسائل البريد الإلكتروني والملفات بمثابة سجلات. يتم تصنيف السجلات وفقا لوظيفة أعمالهم. على سبيل المثال ، قد يتم تصنيف ملف "نشط" ويكون موجودًا في سلسلة تقارير التقدم. قد يتم تصنيف السلسلة نفسها على أنها تاريخية أو مالية.
قانوني
تلعب إدارة السجلات دوراً حيوياً للمؤسسات التي تنتج العديد من المستندات القانونية. من المهم لوجود شركة أن يتم الاحتفاظ بمكتبة الملفات القانونية. يمكن جعل العملية القانونية أكثر تعقيدًا إذا تم تجاهل إدارة السجلات. يجب أن يكون الوصول إلى الوثائق القانونية سهلاً إذا كانت الشركة متورطة في قضية أو إذا حدثت أزمة قانونية.
إداري
من منظور إداري ، يحتاج برنامج إدارة السجلات إلى تحديد السجلات وحفظها والتخلص منها بطريقة منطقية وقانونية. في النظم المدرسية ، قد تتضمن سجلات الصيانة والإيداع المعلومات التي يقدمها المعلمون. يتضمن هذا النوع من المعلومات مادة مكتوبة أو معالَجة بالكلمات. وشملت أيضا هي الرسائل التي تم إرسالها للطلاب وأولياء الأمور.
ابحاث
إن أبحاث السوق والخطط الإستراتيجية وخطط الأعمال في الشركة هي وثائق حساسة للوقت. تعتمد كيفية استخدامها على المشاريع أو الأهداف الجارية للمؤسسة. إذا كانت الشركة تتطلع إلى اختراق سوق جديدة ، فقد تعتمد على البحث الأساسي أو الثانوي. يمكن لأي شكل من أشكال المواد المرجعية أن يلعب دورًا جوهريًا في جهود توسيع الشركة.
