جلسات الإحاطة الدورية للموظفين المنتظمة هي أداة اتصال أساسية. بدلاً من الاعتماد على المذكرات أو البريد الإلكتروني ، فأنت تأخذ منهجًا وجهًا لوجه. وهذا لا يوفر فرصًا لتوفير المعلومات ذات الصلة فحسب ، بل أيضًا للإجابة على الأسئلة وتوضيح سوء الفهم المحتمل. ومع ذلك ، بخلاف أنواع الاجتماعات الأخرى ، تركز جلسات الإحاطة عادةً على العمليات التجارية أو المشاريع ولا تدوم أكثر من 15 دقيقة إلى 30 دقيقة.
القواعد الاساسية
على الرغم من أن جلسات الإحاطة غالبا ما تكون غير رسمية ، إلا أنه يجب تطبيق القواعد الأساسية للسلوك الجيد والاتصالات. إن الإطار الزمني القصير يجعل من الضروري وضع القواعد التي تضمن أن يستمع الآخرون عندما يتحدث شخص ما ، وأن يبقي الاتصالات إلى النقطة والمهنية ، وأن يشجع على الأسئلة وتعليقات منتجة. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن جلسات الإحاطة تركز على توفير التحديثات والمعلومات الأخرى ذات الصلة ، يجب أن يفهم الموظفون أن هذا ليس المكان المناسب لمناقشة سياسات أو قرارات الشركة.
العمل من جدول أعمال محدد مسبقا
قم بإعداد جدول أعمال قبل بدء الإحاطة. يعد هذا ضروريًا للتأكد من أن الإحاطة تتضمن العناصر القياسية وأي أخبار عاجلة. على سبيل المثال ، قد يتضمن جدول أعمال لإحاطة ما قبل الموظفين حول الموظفين مهام وظيفية ، وتعديلات للجدولة ومعلومات حول الأحداث التي حدثت أثناء النقلة السابقة. يمكنك إما توزيع جدول الأعمال أو اطلب من الموظفين تدوين الملاحظات. الهدف هو الحفاظ على المسار الصحيح والتأكد من أن الإحاطة مفيدة.
تبدأ مع الانفجار
اقضي أول دقيقتين من كل جلسة إعلامية لتنشيط وتحفيز الموظفين. ابدأ بإعلانات الأخبار الجيدة ، مثل تهنئة الفريق على تحقيق أهداف المبيعات في اليوم السابق ، أو الترحيب بموظف جديد أو الإعلان عن موعد يوم تقدير الموظف. وفقًا لألبرت مينساه ، وهو مدرب محترف ومؤلف ، فإن ما تتحدث عنه ليس مهمًا سواء كان ينتج تأثيرًا تحفيزيًا.
الاحتياطي للأسئلة
حجز الجزء الأكبر من الوقت لتوزيع المعلومات. أخبر الموظفين بأنك ستتلقى أسئلة وتوضح المعلومات في النهاية ، وليس خلال الإحاطة. هذا أمر مهم للتأكد من بقائك ضمن الإطار الزمني وتركيز انتباه الجميع على المعلومات المتوفرة. إذا لم تتمكن من الإجابة على سؤال على الفور ، احصل على الإجابة بمجرد انتهاء جلسة الإحاطة ومتابعتها في أقرب وقت ممكن ، خاصة بالنسبة للأسئلة الحساسة للوقت.
