تستخدم أوراق الإحاطة عادةً في القطاع العام ، وهي مستندات قصيرة تتضمن ملخصات لمسألة معينة ومسار العمل المقترح لمتابعتها. في بيئة الأعمال ، يمكن استخدام ورقة إحاطة من قبل مساعد تنفيذي لإبلاغ المدير التنفيذي حول مسألة ستتم مناقشتها في اجتماع مجلس الإدارة التالي ، على سبيل المثال. في هذه الحالة ، قد يرغب المدير التنفيذي في معرفة خلفية المشكلة وسياقها وأي خطوات أخرى حتى تتمكن من مناقشة التفاصيل مع أعضاء مجلس الإدارة. إذا كنت تبحث عن كتابة ورقة إعلامية لشخص ما في نشاطك التجاري ، فتأكد من إبقائها دقيقة وموجزة.
شكل ورقة إحاطة
وكما يوحي الاسم ، فإن ورقات الإحاطة يقصد بها أن تكون قصيرة. بشكل عام ، ستحتاج إلى الاحتفاظ بورقتك تحت صفحتين بحيث يسهل قراءتها واستيعابها. الغرض من ورقة الإحاطة هو إعلام المستلم حول مشكلة معقدة ، وتوفير السياق على مستوى عال ، وتضمين توصيات لما يجب فعله بعد ذلك. هذا يساعده على أن يكون على بينة من النقاط البارزة من أجل اتخاذ أي قرارات ضرورية أو إكمال أي مهام ذات صلة. تتم كتابة أوراق الإحاطة بلغة واضحة واضحة ، وغالبًا ما تتضمن نقاطًا بدلاً من فقرات كثيفة حتى يسهل مسحها.
بداية وثيقة الإحاطة
ضمّن اسم الشخص الذي تكتب مستند الإحاطة له ، والتاريخ الحالي وموضوع مذكرة الإحاطة في الجزء العلوي. تبدأ العديد من مذكرات الإحاطة بقسم "الغرض" ، والذي يستخدم لتحديد سبب المذكرة. سيساعد هذا في تنبيه القارئ عن سبب أهمية هذه المعلومات بالنسبة لهم.
الغرض من هذه الوثيقة هو إعلام الرئيس بالتفاصيل المتعلقة بحادث الشرطة في مكتبنا في سانت لويس في 3 سبتمبر. كما أصبح الحادث أخبارًا وطنية ، قد يتلقى الرئيس أسئلة من وسائل الإعلام.
بدلاً من ذلك ، تبدأ بعض ملاحظات الإحاطة بقسم "المشكلات" ، حيث يمكنك تضمين أي مشاكل في متناول اليد تحتاج إلى حل.
الهيئة الرئيسية لورقة الإحاطة
يجب أن يتضمن نص ورقة الإحاطة قسمًا حول "الاعتبارات الأساسية" ، حيث يمكنك ملاحظة سياق المشكلة أو خلفيتها ، وأي معلومات ذات صلة يجب أن يعرفها القارئ.
الأشياء الواجب مراعاتها: الجاني ليس موظفاً في هذه الشركة ولم يكن أبداً. تصرف بمفرده ، دون مساعدة من أي شخص في منشأتنا. بينما فتح الموظفون أبواب آمنة ، فقد فعلوا ذلك تحت الإكراه ، ووفقًا لإجراءات السلامة. ستقوم إدارة شرطة سانت لويس بتزيين ثلاثة موظفين لشجاعتهم في المساعدة على إخضاع مرتكب الجريمة.
بعد ذلك ، حدد مسار العمل المقترح في قسم "الخطوات التالية". هنا ، يمكنك تضمين النتائج المحتملة والسيناريوهات بناءً على الحلول المتاحة.
مساعدة في تقديم إجابة
تتضمن بعض الأوراق الإرشادية أيضًا "ملاحظات التحدث". هذا هو المكان الذي يمكنك فيه تضمين نقاط محددة يجب على القارئ معالجتها إذا كانوا يعطون خطابًا أو يعقدون اجتماعًا متعلقًا بالموضوع المطروح. بدلاً من كتابة خطاب يجب قراءته ، من الأفضل تضمين نقاط قصيرة مع الموضوعات التي يجب ذكرها. سيساعدهم ذلك على شرح الموضوع بكلماتهم الخاصة.
في نهاية ورقة التعريف الخاصة بك ، قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك بحيث يمكن للقارئ الوصول إليك بسهولة إذا كان لديه أي أسئلة.
