جلسات الإحاطة للفريق هي اجتماعات فعالة تستخدم لنشر المعلومات إلى مختلف الإدارات والمجموعات داخل المنظمة. يتطلب إجراء جلسة إحاطة إعلامية أن تكون منظمة بأكبر قدر ممكن وأن يكون لديك جدول أعمال محدد ، لأن المعلومات الأكثر أهمية يجب أن تصدر بدون إضاعة الوقت. يمكن حفظ المعلومات الأخرى التي لا تتناسب مع اجتماع آخر. جلسات الإحاطة تسمح أيضا للأعضاء بتقديم الأفكار والتحديثات ، إذا تمت هيكلة بشكل صحيح.
صياغة جدول الأعمال مع الوقت المحدد من الوقت سيتم مناقشة كل موضوع. يساعد جدول الأعمال على إبقاء الجميع في مهمة ، ويسمح لهم بمعرفة ما يتوقعونه في الإحاطة في وقت مبكر. فقط قائمة المعلومات الهامة وذات الصلة في جدول أعمالك. اترك الوقت في نهاية جدول الأعمال للمناقشة الجماعية.
الاتصال بالحضور في وقت مبكر عن طريق البريد الإلكتروني أو الفاكس أو الهاتف حتى يتمكنوا من إعداد موادهم لمناقشتها في الاجتماع. يمكنك السماح لأعضاء مختلفين بالمساهمة في أجزاء مختلفة من الإحاطات. امنحهم وقتًا كافيًا للتحضير ، كما أعطاهم إطارًا زمنيًا بحيث تكون المعلومات التي يقدمونها موجزة وتناسب الجزء المخصص من جدول أعمالك.
ابدأ اجتماعك مع الأخبار الجيدة ، مثل التقدم الذي تحققه المنظمة أو الإدارة. ناقش أي سياسات وإجراءات مستقبلية سيتم تنفيذها. اختيار الأفراد الذين سيكونون جزءًا لا يتجزأ من الخطط المستقبلية التي تقدمها ، وكذلك قائمة الأهداف القابلة للتحقيق التي يجب تلبيتها قبل الإحاطة الإعلامية التالية.
خصص دقائق إضافية لأي أسئلة أو مخاوف مفتوحة يمكن مناقشتها. ربما لم تكن تتوقع هذه الموضوعات عند صياغة جدول أعمالك في البداية. كما يسمح الوقت الإضافي للأعضاء بإبلاغك بأي عيوب أو مشاكل قد تمنعهم من تحقيق مهمة معينة من خلال جلسة الإحاطة التالية.
