إذا كان أداء الموظف قد بدأ في التدهور ، أو إذا كانت هناك مشكلة محددة تحتاج إلى المعالجة ، فكر في عقد جلسة لتقديم المشورة. جلسة المشورة تسمح لك بالعمل مع موظف واحد على أمل أن تضع خطة للتحسين. تصبح الاستشارات أيضًا جزءًا من السجل الدائم للموظف ، لذلك إذا كان الإجراء التأديبي أو الإنهاء مطلوبًا لاحقًا ، سيكون لديك تاريخ من محاولاتك للتوفيق. خطة جلسة المشورة مع التركيز على مساعدة الموظفين المضطرين وحماية عملك أو صاحب العمل.
اختر موقعًا ووقتًا خاصًا لجلسة الاستشارات. حدد وقتًا عندما لا يكون الموظفون الآخرون على وشك المقاطعة ، مثل الغداء أو نهاية يوم العمل.
قم بعمل قائمة بما تريد مناقشته مع الموظف. قم بتضمين كل المواضيع المثيرة للقلق ، بالإضافة إلى بعض الأفكار لتحسين الأداء. قم بتضمين مناطق الموظف القوية في القائمة أيضًا. إن جلسة الاستشارة تعمل بشكل أفضل عندما تركز على الأداء الكامل للموظف ، وليس فقط مجال المشاكل.
استخدم المصطلحات المحايدة لوصف المشكلة أو القضايا المثيرة للقلق ، والسماح للموظف بفرصة للرد. نقل أنك تريد التوصل إلى حل أفضل لكلا الطرفين. يتم استخدام جلسة المشورة لوضع خطط من شأنها تحسين أداء الموظف ، وليس لتأديب أو تهديد موظف مضطرب.
تقديم الحل أو السلوك الذي ترغب في رؤيته بلغة واضحة. إذا كنت بحاجة إلى أن يظهر الموظف للعمل في الوقت المحدد كل يوم خلال الثلاثين يومًا القادمة ، فاعرب عن هذا. وضع هدف وفترة زمنية ، ووضع الهدف في الكتابة.
استمع إلى الموظف وحافظ على سلوك احترافي. يمكن أن يصبح الموظفون المشاركون في جلسة المشورة خائفين أو مكتئبين أو معاديين ، لذا فإن الحفاظ على سلوك هادئ أمر ضروري. دع الموظف يخبر جانبه من القصة ، إذا كان هناك واحد ، واستمع إلى أي اقتراحات أو طلبات يعتقد أنها ستساعد في تحسين الوضع.
أشكر الموظف على الاجتماع معك والعمل على إيجاد حل.
اكتب ملاحظاتك في الجلسة وقم بتضمينها في ملف الموظف ، بالإضافة إلى تدوين اليوم والوقت لاجتماع المتابعة. أرسل للموظف نسخة إذا رغبت في ذلك ، مع تذكير بالحل الذي اخترته وتاريخ اجتماع المتابعة لتقييم نجاح الحل المقترح.
نصائح
-
في حين أن جلسة الاستشارة هي تفاعل رسمي بينك وبين موظف ، كن نفسك والتعبير عن مخاوفك باستخدام لغة عادية. وصل إلى النقطة وقل ما تقصد. لا تتوقع من الموظف تخمين ماهية المشكلة.
تحذير
لا تسمح الانقطاعات أو الانحرافات للتدخل في جلستك. سيكون الوقت مجهدة بالنسبة لك ، ويحتاج الموظف اهتمامك الكامل.
