جميع المنظمات غير الربحية لديها لوائح داخلية: مجموعة من القواعد التي تحكم أشياء مثل العضوية ، وصلاحيات مجلس الإدارة أو المدير ، والواجبات ، والموظفين التنظيميين وواجباتهم ، والإدارة المالية وقواعد لإجراء تغييرات أو تعديلات على اللوائح. اللوائح الداخلية ليست وثائق عامة ، ولا يتطلبها أي مكتب حكومي أو يتفقدها.. وهي موجودة كإطار أساسي أو دليل لعب يصف كيفية عمل المنظمة لضمان الصدق والشفافية والمساءلة.
إخطار جميع أعضاء مجلس إدارة المنظمة أو مديريها باجتماع مقرر لمعالجة تغييرات اللوائح. يتم تحديد مقدار الإشعار المطلوب بشكل متكرر داخل اللوائح الداخلية للمؤسسة نفسها. تقديم ما يكفي من الإشعارات المتقدمة بحيث لا يمكن لأحد أن يتهم المنظمة بمحاولة استبعاد أي أفراد مؤهلين من الحضور.
عد الأعضاء الحاضرين لضمان أن يكون لديك "اكتمال النصاب" --- الحد الأدنى لعدد أعضاء مجلس الإدارة أو المديرين المطلوبين للقيام بالعمل الرسمي. وعادة ما يكون هذا العدد ببساطة أغلبية أعضاء مجلس الإدارة أو المديرين ، ويتم تحديده بشكل أكثر شيوعًا ضمن اللوائح نفسها.
قم بتعيين عضو واحد لتدوين ملاحظات تفصيلية عن الاجتماع ، ما لم يكن لديك بالفعل سكرتير معين كمسؤول في المؤسسة.
اتصل بالاجتماع للطلب (عادةً ما يقوم به رئيس مجلس الإدارة) وأدخل تغييرات اللائحة المطلوبة. تخصيص وقت كافٍ لمجلس الإدارة لمناقشة التغييرات ومناقشة البدائل وطرح الأسئلة المتعلقة بالتغييرات المقترحة في اللوائح.
قم بالتصويت على التغييرات المقترحة (مرة أخرى ، وعادة ما يتم ذلك من قبل رئيس مجلس الإدارة) ، مع ملاحظة الأمين بنتيجة التصويت.
طباعة اللوائح المعدلة (في حالة الموافقة على التغييرات المقترحة) وتوزيعها على أعضاء مجلس الإدارة أو أعضاء مجلس الإدارة. الاحتفاظ بنسخة إضافية متاحة للتفتيش العام في مقر منظمتك في جميع الأوقات.
