المدفوعات النقدية هي الطريقة التي تحكم بها المنظمة ، مثل الأعمال التجارية أو الوكالات الحكومية ، استخدام الأموال. يتم إجراء الدفعات إلى مناطق مختلفة من النشاط التجاري أو الحسابات المختلفة التي تم إعدادها لمزايا الموظفين والاستخدامات الأخرى. تقوم المنظمات بتطوير الضوابط الداخلية ، أو القواعد والأنظمة الذاتية الإنشاء ، لتوزيع الأموال بهذه الطريقة. عادة ما تكون هذه الضوابط الداخلية مطلوبة لكي تعمل المنظمة ، ولكنها تأتي مع نقاط ضعف كامنة يجب على قادة المنظمة ملاحظةها.
ضوابط غير سليمة
يتم إنشاء الضوابط الداخلية وقرارها من قبل الشركة ، عادة من قبل مجلس إدارة لشركة ولكن من قبل قادة في جميع أنواع المنظمات. هذه القرارات ليست دائما مناسبة. يمكن أن تكون الضوابط شديدة التراخي في بعض المناطق ، مما يتسبب في مخاوف أمنية ، وأكثر صرامة في حالات أخرى ، مما يؤدي إلى تأخيرات في التمويل تستغرق وقتا طويلا وغير ملائمة. وهذا أحد الأسباب التي قد تجعل المنظمات تقرر التدقيق على وجه التحديد للضوابط الداخلية للحصول على رأي خارجي.
ضوابط مفقودة وظروف محددة
إذا لم يتم تنظيم الضوابط الداخلية من قبل سلطة خارجية ، فهناك أيضًا احتمال أن يتم تخطي بعض الضوابط الضرورية. على سبيل المثال ، قد يكون لدى المنظمة ضوابط تفصيلية للمدفوعات النقدية لمشاريع الأعمال العادية ، ولكنها قد تكون في حالة خسارة عندما يتعلق الأمر بصرف أموال لبرنامج منح جديد ، ببساطة لأن القواعد لم يتم إنشاؤها لهذا الظرف. يمكن أن تؤدي هذه البقع العمياء إلى مشاكل مستقبلية بسبب عدم وجود ضوابط كافية.
المسائلة
تشير المساءلة إلى أمن الضوابط الداخلية وقدرتها على تحمل سوء التصرف وسوء الاستخدام. عند التعامل مع المدفوعات النقدية الكبيرة ، فإن الاختلاس وأنواع أخرى من السرقة أو الاحتيال هي احتمالات. إن الضوابط الداخلية التي لها أنظمة تتبع خاطئة (مثل عدم تسجيل الدخول إلى النظام) أو قضايا أخرى لها وظائف مسائلة ضعيفة. إنها تخلق فجوات قد تتسبب في خسارة شركة ما للمال من خلال سلوك عديم الضمير.
قضايا التكيف المستمر
ونادرا ما يتم صرف المصروفات النقدية بنفس الطريقة طوال حياة المؤسسة. تتغير أنظمة وعمليات الموافقة مع شكل المنظمة ومع تطوير التكنولوجيا الجديدة. يمكن للتدابير الأمنية تغيير القنوات التي يتحرك من خلالها النقد. يمكن لوائح حكومية جديدة إضافة المزيد من الخطوات. ولكن قد لا تتغير الضوابط الداخلية بالسرعة ، مما يترك المنظمة متخلفة في الوقت الذي تحاول فيه تلبية المتطلبات الجديدة باستراتيجيات قديمة.
