السيطرة على النقدية في عملك ينطوي على الدفاتر والأمن الدؤوب. على الجانب الصاعد ، وفقًا لمعاملات إدارة الأعمال الصغيرة في الولايات المتحدة ، فإن المعاملات النقدية أقل عرضة للتزوير والرسوم وفترات الانتظار وأخطاء الدفع. على الجانب السلبي ، يمكن أن النقدية التي تسيطر عليها بشكل جيد جذب المزيد من التدقيق من مصلحة الضرائب والإغراءات الجنائية من الموظفين وغيرهم. يمكن لتطبيق عدة طرق للتحكم في النقد الداخلي أن يساعد في تقليل المخاطر.
التحقق من الموظفين
السيطرة النقدية تبدأ مع الناس. يجب فحص الموظفين الذين يتعاملون مع النقد - أو ما يماثل النقد بما في ذلك الشيكات وقسائم بطاقات الائتمان - بدقة. ويمكن أن تكون عمليات فحص السجلات الجنائية وفحص المخدرات والتحقق من العمالة السابقة أجزاء من عملية التدقيق. وفقًا لتقرير "مجلة أبحاث الإدارة والتسويق" حول تأثير الجريمة على العمل ، "يجب أن تتضمن فحوصات الخلفية أيضًا تقريرًا لسجل الائتمان حيث قد يلجأ بعض الموظفين إلى اختلاس أموال الشركة عند ضغوط مالية ناتجة عن إدمان المخدرات أو الزنا أو القمار أو النفقات الطبية". يبدو مستعصيا على الحل."
توثيق المعاملات
إن حفظ إيصالات المعاملات النقدية يمكّن من مسك الدفاتر بشكل دقيق ويلبي مصلحة الضرائب الأمريكية عن طريق إنشاء ما تسميه وزارة التجارة الأمريكية "مسار تدقيق لا يقبل الجدل". وتعتبر الإيصالات المكوّنة من جزئين مثالية لأنها تسمح لك بإعطاء نسخة واحدة من الإيصال إلى العميل. واحتفظ بالنسخة الأخرى لسجلاتك. يمكن أن يساعد العد المنتظم لسجلات النقد في ضمان الدقة. يمكن أن تكون الآلات الحاسبة للطباعة وكتب الاستلام مفيدة أيضًا في توثيق المعاملات النقدية.
الفصل بين الواجبات
جزء من الرقابة الداخلية النقدية يضع أكثر من شخص مسؤول عن مراجعة الحسابات النقدية. تقتضي القواعد الخاصة بجامعة ييل لفصل الواجبات أنه لا ينبغي أن يكون هناك شخص واحد مسؤولا عن التعامل مع المعاملات النقدية الأولية ، أو الاحتفاظ بالسجلات ، أو التوفيق بين الأرصدة ، أو نقل أو إيداع النقود ، أو الموافقة على مسك الدفاتر. وفقًا لجامعة Yale ، "عندما لا يمكن فصل هذه الوظائف ، يجب إجراء مراجعة إشرافية مفصلة للأنشطة ذات الصلة كنشاط مكافئ للتعويض".
تأمين النقود
إن تركيب كاميرات الفيديو واستخدام الخزائن المودعة لتخزين النقود هي طرق لحماية النقود عند النقاط التي تتم فيها المعاملات. إن تعيين موظف واحد ومشرف واحد معًا لإدارة أمان نشاطك التجاري أو إجراء الإيداعات المصرفية هو طريقة تساعد على حماية المال قبل نقله وخلاله. إن التوفيق بين المقبوضات النقدية وسجلات الودائع المصرفية على أساس يومي وإجراء مراجعات شهرية لحسابات مسك الدفاتر الإجمالية لشركتك هي الطرق التي يمكنك من خلالها مراقبة العيون على السجلات النقدية الداخلية وردع المشاكل مع مصلحة الضرائب.
نصيحة IRS
وفقًا لمصلحة الضرائب الأمريكية ، "إذا تلقيت في فترة 12 شهرًا ما يزيد عن 10000 دولار نقدًا من مشترٍ واحد نتيجة معاملة في تجارتك أو نشاطك التجاري ، فيجب عليك إبلاغها إلى مصلحة الضرائب الداخلية (IRS) و "شبكة إنفاذ الجرائم المالية (FinCEN) في النموذج 8300." الأعمال التجارية لها 15 يومًا من تاريخ استلام معاملة نقدية واحدة بقيمة 10000 دولار أو أكثر لإرسال نموذج 8300 مع مصلحة الضرائب الأمريكية.
