عند طلب الدفع من العميل ، يتم استخدام التدابير المناسبة لإنشاء رسائل فعالة لإرسالها إليهم. تستخدم خطابات طلب السداد عندما يفشل العميل في سداد فاتورة في تاريخ الاستحقاق. وكلما استغرق العميل وقتًا أطول لدفع فاتورة ، زاد عدد الرسائل التي تكتبها الشركة لهذا الشخص. يجب أن تكون الرسالة التي تطلب الدفع مؤدبة وواضحة ويجب أن تقدم تفاصيل حول الفاتورة المستحقة.
استخدم ترويسة الشركة لأنها تحتوي على جميع معلومات الاتصال بالمؤسسة وغالباً ما تبدو رسمية بشكل أكبر.
عنوان الرسالة. قم بتضمين تاريخ الرسالة متبوعًا باسم العميل وعنوانه. عنوان الشخص من خلال ذكر "عزيزي" ، متبوعًا باسم العميل الكامل.
اذكر الغرض من الرسالة. يجب أن تقوم رسالة طلب الدفع بإرسال هذا الغرض بوضوح في بداية الرسالة. استخدام لهجة المهنية والحفاظ على الكلمات الإيجابية والدافئة.
تشمل تفاصيل الديون. اذكر تاريخ تقديم خدمات هذا الدين وتاريخ الاستحقاق الأصلي والمبلغ المستحق بما في ذلك أي رسوم تأخير. قم بتضمين رقم الفاتورة أيضًا للسماح للعميل بالعثور على المستند الأصلي أسهل. ستضم العديد من الشركات أيضًا نسخة من الفاتورة الأصلية في هذا النوع من الرسائل. إبلاغ العميل كذلك عن سعر الفائدة الذي يتم حساب الرسوم المتأخرة عليه.
اطلب من العميل الدفع. دع العميل يعرف أنه يمكن تجنب الرسوم الإضافية المتأخرة عن طريق سداد المبلغ بالكامل في تاريخ محدد. اطلب من العميل الاتصال بك لإجراء الترتيبات إذا لم يتمكن من سداد المبلغ بالكامل بحلول هذا التاريخ. قم بتضمين رقم هاتفك والإضافة المباشرة ، إذا لزم الأمر. قم بتضمين عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك أيضًا وقم بتقديم مراسلاته من خلال هذه الطريقة إذا كان العميل يرغب في ذلك.
شكرا للعميل. تقديم امتنانك للعميل إذا تم السداد بالفعل وشكرا العميل مقدما لإرسال في الدفع الفوري. أخبر العميل أنه إذا كان لديه أي أسئلة ، فعليه ألا يتردد في الاتصال بك بخصوص هذا الأمر.
التوقيع على الرسالة. اختتم الرسالة بكتابة "بصدق" ، يليها اسمك وعنوانك.
