كيفية كتابة خطاب الرفض إلى العميل أو أي شخص آخر

عندما تدير نشاطًا تجاريًا ، هناك أوقات يجب عليك فيها رفض العميل أو البائع أو المنتسب. يمكن القيام به بطريقة مهنية تساعد على الحفاظ على علاقة جيدة.

عرض تقديمي محترف

قم بتأليف رسالتك على ورق الشركة أو قرطاسية وإرسال الرسالة من الشخص الأكثر ملاءمة في مؤسستك. إذا كان هناك رقم شكوى عميل أو رقم طلب شراء أو حساب مرجعي ، فقم بتضمين ذلك في مراسلاتك.

الدولة قضيتك

تؤدي بنبرة إيجابية ، مثل توجيه الشكر إلى العميل لطلبه ، ثم الحصول على حق في هذه النقطة. على سبيل المثال ، "نشكركم على رعايتكم وعلى رسالتكم الأخيرة فيما يتعلق بحالة الضمان على كاميرا الفيديو طراز XYZ الخاصة بك. بعد بحث مستفيض ، وجدنا أنه يتعذر علينا احترام الضمان على كاميرا الفيديو الخاصة بك كما هو مطلوب."

نسخ احتياطي الخاص بك

قدّم سببًا محددًا لرفضك لطلب أحد العملاء. على سبيل المثال ، يمكنك الاستشهاد بسياسة الشركة ، أو مراجعة النقاط البارزة في القضية أو تلخيص ما هو وراء قرارك. قم بتضمين المرفقات إذا لزم الأمر ، مثل نسخ العقود أو الضمانات أو الأوراق الأخرى التي تدعم وضعك. على سبيل المثال ، "وكما سترى في اتفاقية الضمان المرفقة ، فإن سياسة الخدمة الكاملة هذه سارية خلال أول 12 شهرًا من الملكية. ووفقًا لسجلاتنا ، فقد اشتريت الكاميرا قبل ثلاث سنوات ، مما يجعل مطالبة اليوم غير مضمونة ".

تقديم تسوية

في بعض الحالات ، لا يوجد مجال للتسوية أو لتوسيع غصن الزيتون ، ولكن إذا كنت ترغب في الحفاظ على أعمال العميل على الطريق ، قدم نوعا من الامتياز للمساعدة في تخفيف الضربة. على سبيل المثال ، "نود أن نقدم لك خصمًا بنسبة 25٪ على شراء كاميرا فيديو جديدة" ، أو "مرفق ، يرجى العثور على بطاقة هدايا بقيمة 50 دولارًا قابلة للاسترداد مقابل أي شراء إلكترونيات في متجرنا".

أنواع أخرى من الرفض

في سياق إدارة أعمالك ، قد تضطر إلى رفض شروط العقود مع البائعين ، أو رفض طلبات الموظفين لقضاء إجازة ، أو كتابة مراسلات مهنية لشركاء أعمال آخرين. اتبع نفس المبادئ التوجيهية العامة الموضحة أعلاه ، مع تخصيص الرسالة للموقف المحدد.

نصائح

• رفض العقد: "شكرا لك على إتاحة الفرصة لتجديد عقدنا مع ABC Refuse Removal. نظرًا للزيادة الأخيرة في الرسوم ، فقد اخترنا استخدام خدمات مزود آخر."

  طلبات الموظف: "تم رفض طلبك الخاص بالوقت المدفوع خلال الأسبوع الأخير من شهر ديسمبر ، حيث يتم حجب هذا الأسبوع عن جميع الموظفين بسبب مخزون نهاية السنة.

  زميل الدعوات: "شكرا على الدعوة للخدمة في مجلس مديرك. للأسف ، لديّ عدد من الالتزامات المهنية السابقة التي تمنعني من تولي أي مهام جديدة في الوقت الحالي."

اتمامه

اختتم رسالتك مع التعبير عن الامتنان للعلاقة القائمة متبوعة بدعوة لمزيد من مناقشة الأمر إذا لزم الأمر. على سبيل المثال ، "شكرًا لك على نشاطك التجاري.إذا كانت لديك أسئلة أو ترغب في مناقشة هذه المسألة أكثر من ذلك ، فلا تتردد في الاتصال بي مباشرة."