كيفية إنشاء جدول المشروع

يعالج الجدول الزمني للمشروع مباشرة أحد المكونات الرئيسية الثلاثة لأي مشروع: الوقت. الغرض من الجدول الزمني للمشروع هو تحديد تواريخ البدء والانتهاء لأنشطة المشروع. الجدول الزمني للمشروع هو مكون حي ؛ كعناصر لتغيير المشروع ، كذلك يجب أن الجدول الزمني للمشروع. ومع ذلك ، وكما هو الحال مع العديد من المشاريع ، يشار إلى الجدول الزمني الأصلي للمشروع على أنه خط أساسي عندما تتوسع الجداول الزمنية وتتقلص.

العناصر التي ستحتاجها

• بيان نطاق المشروع

• خطة إدارة المشروع

دمج المعلومات الموجودة في بيان نطاق المشروع الخاص بك. تحدد هذه الوثيقة القيود والعوامل الأخرى التي قد تؤثر على تطوير جدول المشروع. وتشمل الأمثلة أهداف المشروع ، والنواتج والمواصفات. على سبيل المثال ، إذا كان مشروعك يتطلب إنشاء علامة تجارية جديدة من النبيذ ، ويجب أن يجلس النبيذ في براميل مصنوعة من خشب البلوط لمدة عام قبل التعبئة ، فإن هذه المعلومات تؤثر بشكل مباشر على إنشاء جدول المشروع.

عامل في متطلبات التاريخ الحساسة عند إنشاء جدول المشروع. في كثير من الحالات ، سواء من خلال الضغوط الداخلية أو المصادر الخارجية ، يجب على مدير المشروع أن يأخذ في الاعتبار القيود الزمنية الصعبة والسريعة. على سبيل المثال ، لكي يبقى المشروع تحت الميزانية ، يجب على مدير المشروع إتمامه قبل نهاية السنة التقويمية لأغراض الضريبة. تفرض الحكومة الفيدرالية تاريخ حسابات الضرائب ويجب أن تؤخذ في الاعتبار عند إنشاء الجدول الزمني للمشروع.

خذ بعين الاعتبار محتويات خطة إدارة المشروع في وضع جدول المشروع. تتكون خطة إدارة المشروع من خطة إدارة الجدول الزمني وخطة إدارة التكلفة وخطة إدارة نطاق المشروع وخطة إدارة المخاطر.

يعرّف معهد إدارة المشاريع الخطط المذكورة أعلاه على النحو التالي: تحدد خطة إدارة الجدول الزمني المعايير وأنشطة تطوير ومراقبة الجدول الزمني للمشروع. تحدد خطة إدارة التكاليف الشكل وتضع الأنشطة والمعايير الخاصة بتخطيط وهيكلة ومراقبة تكاليف المشروع. تصف خطة إدارة نطاق المشروع كيف سيتم تحديد نطاق المشروع وتطويره والتحقق منه وكيف سيتم إنشاء هيكل تعريف العمل وتحديده. خطة إدارة المخاطر تصف كيفية هيكلة إدارة مخاطر المشروع وتنفيذها على المشروع.

مع المعلومات المذكورة أعلاه ، تم تجهيز مدير المشروع لإنشاء جدول زمني يمنحه وجهة نظر واقعية حول ما يمكن توقعه خلال مدة المشروع.

إنشاء WBS (هيكل انهيار العمل). هذه الوثيقة عبارة عن قائمة هرمية للعمل الذي يجب أن يكمله فريق المشروع من أجل تحقيق النجاح في تحقيق أهداف المشروع وتسليماته. WBS هي المكان الذي يمكن لمدير المشروع رؤية التفاصيل الحقيقية لما يجب القيام به. مزيد من أسفل في WBS هي ما يسمى ب "حزم العمل" ، والتي هي ببساطة مجموعة من المهام التفصيلية التي يتعين إنجازها. المفتاح مع WBS هو هذا هو المكان الذي يمكن لمدير المشروع أن يرى ما هي حزم العمل التي يجب إتمامها في أي الأوقات والتأثير الذي تحدثه الحزمة على أخرى من حيث الجدولة.

نصائح

• قم بتوصيل الجدول الزمني للمشروع لأعضاء الفريق ، وخاصة راعي المشروع وتلك التي تشكل خطرا على المشروع مثل المديرين التنفيذيين والمسؤولين المنتخبين وأي شخص يمكن أن يؤخر المشروع.

  حدد التواريخ الفورية غير القابلة للتفاوض وقم بتطوير جدول المشروع الخاص بك حولها. وهذا لن يعطي مدير المشروع فكرة جيدة عن تحديات الوقت فحسب ، ولكن إذا كانت هناك قيود غير قابلة للتغيير ، فقد يحتاج مدير المشروع إما إلى تشجيع تغيير نطاق المشروع أو طلب موارد إضافية لإنجازه في الوقت المناسب.

  في حين أن مدير المشروع يمكنه بالتأكيد وضع جدول زمني للمشروع باستخدام قلم رصاص وورقة ، فإنه ينبغي النظر بجدية في استخدام البرنامج لأتمتة هذه العملية. يتوفر عدد من البرامج تتراوح الأسعار من مجانا إلى بضع مئات من الدولارات.

تحذير

تميل الجداول ، بغض النظر عن المشروع ، إلى الانزلاق بطريقة أو بأخرى. حدد ما الذي يمكن تحمله وما لا يمكن تحمله. قم بتوصيل المسائل المتعلقة بجدول أعمال المشروع عند التوصل إلى فريق المشروع الأساسي ، ولكن بشكل خاص مع راعي المشروع حيث سيقدرون عدم تفاجئهم.