إذا كانت وظيفتك تتطلب منك الذهاب إلى الاجتماعات بشكل متكرر ، فهناك فرصة جيدة لأن يطلب منك تسجيل محاضر اجتماع في وقت ما. قد يكون لشركتك صيغة دقيقة مفضلة ، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإليك بعض النصائح لمساعدتك في كتابة محاضر اجتماعات جيدة.
ابدأ بتسجيل التاريخ ووقت بدء الاجتماع. قم بتدوين الأسماء الأولى والأخيرة لكل الحضور ، بالإضافة إلى عناوينهم. لاحظ من يقوم بتشغيل الاجتماع وموضوع الاجتماع.
تدوين الملاحظات التي تستند إلى بنود جدول الأعمال. سجل نقاط المناقشة الرئيسية لكل عنصر وأي قرارات نهائية يتم اتخاذها. لاحظ أي شخص قدم اقتراحًا ، ما هو الاقتراح ، الذي أعار الاقتراح ونتائج التصويت. إذا لم يكن التصويت بالإجماع ، سجل من صوّت لصالح الاقتراح ومن صوت ضده.
اكتب أي بنود تحتاج إلى مناقشتها أو التصويت عليها في الاجتماع التالي. سجل تاريخ الاجتماع التالي والوقت الذي انتهى فيه الاجتماع.
نصائح
-
احتفظ بدقائق الاجتماع قصيرًا إلى هذه النقطة. اكتب المعلومات الضرورية فقط. إذا أصبح دقائقك أطول من اللازم ، فلن يتمكن الأشخاص من قراءتها عند إرسالها.
