سواء كان اجتماعًا للموظفين أو اجتماعًا يتضمن مدراء وموظفين ورؤساء تنفيذيين ومستثمرين ، يجب أن يكون هناك شخص ما لتسجيل الاجتماع ومشاركة المعلومات مع الآخرين الذين لم يكونوا موجودين هناك. وبما أن الذكريات يمكن أن تكون قصيرة ، فإن محاضر الاجتماع هي بمثابة تذكير للحاضرين حول القضايا التي نوقشت والقرارات التي اتخذت والأفعال التي يفترض أن يتخذها الناس. نظرًا لأن الدقائق تعمل كدليل للصفقات التجارية المستقبلية ، فمن المهم تنظيمها وتضمين المعلومات الصحيحة. هذا يبدأ بأدوات موثوقة.
اختر أدواتك
عندما يتعلق الأمر باختيار الأدوات ، حدد الأدوات التي تناسبك بشكل أفضل وستسمح لك بالبقاء على اطلاع بما يحدث في الاجتماع وتلقي ملاحظات متماسكة. بالنسبة لبعض الناس ، هذا كمبيوتر محمول أو كمبيوتر لوحي ؛ للآخرين ، إنه دفتر ملاحظات وقلم. يمكن أن يساعدك وجود جهاز تسجيل مثل مسجل صوت أو هاتف ذكي مع تطبيق تسجيل في مراجعة الاجتماع لاحقًا. إذا كنت تستخدم هاتفًا ذكيًا أو جهازًا لوحيًا أو جهاز كمبيوتر ، فقم بإيقاف تشغيل أي أصوات أو ألعاب أو تطبيقات وسائط اجتماعية بحيث لا تتعطل أثناء الاجتماع. يمكن لهذه الأدوات مساعدتك في تدوين الملاحظات بشكل أسرع - ولكن يجب أن يكون لديك دفتر ملاحظات دائمًا وبضع الأقلام أو أقلام الرصاص في متناول اليد كنسخة احتياطية.
استخدم قالب
يمكن أن يساعد تطوير القالب على توفير الوقت ، حيث لن تضطر إلى قضاء لحظات ثمينة أثناء الاجتماع لكتابة الموضوعات التي تمت مناقشتها. توفر برامج الكمبيوتر ، بما في ذلك Microsoft Office ، قوالب اجتماعات العمل التي يمكنك استخدامها - أو يمكنك تطوير مستند فارغ خاص بك باستخدام الأجندة التي تتلقاها قبل الاجتماع. تحتوي هذه النماذج عادةً على أقسام تتضمن "الحضور" و "عناصر العمل" و "نشاط تجاري جديد" وما إلى ذلك ، ولكن عليك مراجعة صاحب العمل لمعرفة ما إذا كانت هناك أية عناصر أخرى مطلوبة ، مثل أسماء المساهمين الذين يحضرون ، وأسماء الضيوف وموقع الاجتماع. في أعلى كل قسم ، أنشئ مربعًا صغيرًا يحتوي على كلمة "وقت" فيه ، حتى تتمكن من تدوين وقت بدء هذا القسم. على الكمبيوتر ، احفظ القالب في Word أو تنسيق آخر قابل للتحرير ، مع ترك بعض المسافات الفارغة في كل قسم. إذا كنت تقوم بإنشاء قالب للطباعة ثم تعبئته يدويًا ، فاترك مساحة كافية في كل قسم. عندما تكتب الملاحظات بسرعة ، فغالبًا ما تكتب حجمًا أكبر وتحتل مساحة أكبر مما لو كنت تمتلك مزيدًا من الوقت.
ماذا يجب أن تشمل وماذا ترك
إن الغرض من أخذ محاضر في الاجتماع ليس تسجيل كل شيء يناقشه الناس ، بل بدلاً من ذلك لتسجيل الأشياء التي حدثت ، يقترح "قواعد روبرت للنظام" ، وهو كتاب قصير يوضح كيفية التعامل مع الاجتماعات البرلمانية. غالبًا ما يستخدم هذا الكتاب المؤسسات غير الربحية والشركات كدليل لإدارة الاجتماعات. من حيث ملاحظات الاجتماع ، لا تضيع وقتك في تدوين كل حجة قام بها شخص ما لصالح أو ضد إجراء تجاري معين ، على سبيل المثال. عندما يقوم شخص ما بتقديم اقتراح ، على سبيل المثال ، اكتب الصيغة الدقيقة للاقتراح ، الذي قدمها ، والنتائج النهائية للتصويت. ومع ذلك ، لا تحتاج إلى تدوين تعليقات الجميع مع أو ضد الاقتراح. عندما يقوم شخص ما بتقديم تقرير ، قم بتدوين من قدم التقرير ، واسم التقرير ، وملخصًا مختصرًا للتقرير ، والإجراء الذي تم اتخاذه. وبما أنك تأخذ "دقائق" ، فاكتب أيضًا الوقت الذي تم فيه اتخاذ القرار ، بالإضافة إلى الوقت الذي بدأ فيه الأشخاص في مناقشة هذا العنصر.
تطوير الاختزال
على الرغم من أنك لا تكتب كل شيء حدث ، فربما يكون الإجراء في الاجتماع أسرع مما يمكنك مواكبته. عندما يحدث ذلك ، استخدم الاختزال الخاص بك. على سبيل المثال ، قد تستخدم اختصارات لكلمات الأعمال الشائعة ، مثل "mgmt" للإدارة أو "prod" للمنتج أو الإنتاجية. استخدم الأحرف الأولى للأشخاص المشاركين في الاجتماع ، مثل "JS" لجون سميث. يمكن أيضًا أن تكون الرموز مثل علامة الاستفهام "اختصارًا". على سبيل المثال ، قد تكتب "JS؟" للإشارة إلى أن جون سميث طرح سؤالاً. قم بتطوير الاختصار الخاص بك ، ثم ترجمه إلى مصطلحات يمكن لأي شخص فهمها قبل نشر ملاحظات الاجتماع.
