كيفية كتابة وتوزيع محاضر اجتماع

سواء كان ذلك لصالح اتحاد عمومي أو شركة متعددة الجنسيات ، فإن محضر الاجتماع يشكل الأساس القانوني لأي إجراءات تتخذها المجموعة. يجب تسجيل الاعتمادات والسياسات والمشتريات - أي نشاط للشركة أو غير ربحية أو ربحية - في دقائق. بعض المنظمات غير رسمية أكثر من غيرها - ربما لن تسمع أحد الجيران يتحرك لوضع اقتراح على الطاولة في لجنة كنسية - لكن يجب أن يعمل الجميع وفقًا للقرارات التي تتخذها هيئاتهم الإدارية. تقدم الدقائق دليلاً على تلك الإجراءات وتحدد نواياها.

كن مستعدا

خطط مسبقا. اجمع جدول الأعمال وقائمة بأسماء الأعضاء أو المشاركين في الاجتماع قبل الاجتماع. إذا كانت مجموعتك لا تعمل عادة مع أجندة ، فحثها على البدء في القيام بذلك للحفاظ على التركيز. معرفة عدد الأعضاء اللازمين للقيام بالأعمال ، بحيث يمكنك ملاحظة وجود النصاب في الدقائق إذا لزم الأمر.

قم بعمل قالب لاستخدامه في ملاحظاتك. قم بتضمين مسافات للتاريخ والوقت والموقع وقائمة مرجعية بالأعضاء لوضع علامة على الحضور والغياب. إذا كان الاجتماع ينطوي على مدخلات عامة ، فقم بتضمين خطوط الأسماء والمشكلات التي تتناولها كل عنوان. تقدم العديد من مواقع الويب ، مثل Meetingtemplates.com ، قوالب مجانية لمجموعة متنوعة من أنواع الاجتماعات.

ملء التاريخ والوقت والمكان والحضور ومعلومات النصاب القانوني في الاجتماع. لاحظ من دعا الاجتماع إلى النظام والوقت. إذا كان ذلك ممكنًا ، اطلب من أفراد الجمهور الحاضرين تسجيل أسمائهم حتى لا تضطر إلى السؤال عن كيفية تهجئتها. في مجموعات العضوية الكبيرة ، قم بتوزيع ورقة تسجيل لمراجعة التحقق من قائمة الحضور الخاصة بك.

تنفيذ بدقة

سجل كل قضية ، وأي إجراء يتخذ في كل منها. قم دائمًا بتضمين اسم العضو الذي قام بالحركة. الاقتراح الأول بشكل عام هو قبول محاضر اجتماع سابق ، تليها أي تقارير لجنة. قم بتضمين التوصيات وأي إجراء تم اتخاذه كاستجابة. الحفاظ على تقارير اللجان الكتابية لتتضمنها في الدقائق النهائية. لا تحاول تلخيص المناقشات.

لاحظ أسماء الأشخاص الذين يقدمون أو يتحركون أو يدافعون عن أي إجراء مع إعادة صياغة دقيقة لكل حركة. تسجل العديد من المنظمات أيضًا الشخص الذي يكون ثانيًا للحركة. لا تتردد في طلب إعادة صياغة أو توضيح - هذا السجل الرسمي يربط المجموعة بإجراءات محددة.

سجل الأصوات وفقًا لنظام مؤسستك. ستحتاج على الأقل إلى عدد الأصوات. بعض المجموعات أيضا إضافة أسماء وتسجيل كيف صوت كل فرد.

سجل الوقت وطريقة التأجيل. قم بتوقيع اسمك كحارس أمين للدقيقة.

تابع من خلال

اكتب دقائق على الفور ، في حين أن الاجتماع جديد في ذهنك. حملهم على القائد للموافقة في غضون يوم أو يومين مع قائمة من التقارير أو المعارض.

أرسل دقائق إلى الأعضاء والحاضرين الذين طلبوا منهم عن طريق البريد الإلكتروني ، أو بريد الدرجة الأولى ، أو تطبيق مشترك مثل Microsoft OneNote أو برنامج سحابي مثل Google Drive.

إعداد نسخة رسمية وإرفاق التقارير والمعارض الأصلية للسجل الدائم.

نصائح

• حاول تحسين نموذج لاحتياجات مؤسستك بدلاً من محاولة ملاءمة ملاحظات اجتماعك مع نموذج مجرد. العديد من قوالب الأعمال غير رسمية للاجتماعات التنظيمية أو العامة.

  شجِّع على استخدام قواعد النظام الخاصة بـ Robert في مؤسستك. وهو تنسيق واسع الاستخدام يمكن تكييفه للاجتماعات الرسمية وغير الرسمية.