تسجيل دقائق الاجتماع بشكل صحيح هو خطوة حاسمة يمكن التغاضي عنها. في بعض الحالات ، قد يكون الاحتفاظ بسجل محضر الاجتماع مطلبًا قانونيًا. وسواء أكان ذلك مطلبًا قانونيًا أم لا ، فهي طريقة جيدة للحفاظ على تركيز الجميع وعلى متابعة الاجتماع ، وتقديم سجل تاريخي لأنشطة المؤسسة.
جدول أعمال الاجتماع
يساعد وضع جدول الأعمال على منع الاجتماع من أن يصبح غير منظم ويسمح لك بكتابة مخطط مسبق للدقائق. هذا يوفر الوقت ويسهل ملء الفراغات على كل موضوع كما تمت مناقشته.
معلومات أولية
تسمية الجزء العلوي من المستند "Meeting Minutes لـ Date." في الزاوية العلوية اليمنى ، قم بسرد المعلومات الأساسية حول الاجتماع. لاحظ اسم الشركة وتاريخ وموقع الاجتماع والأوقات التي بدأ فيها الاجتماع واختتم.
الذين حضروا
يجب أن يُظهر المحضر من حضر الاجتماع. اذكر اسم وعنوان كل شخص. إذا كان الحضور من مؤسسة مختلفة أو يتم تصفيتهم بالهاتف ، فيجب ملاحظة ذلك. لاحظ أيضًا من أخذ محضر الاجتماع ، والذي يكون عادة أمين الشركة.
مواضيع النقاش
اجعل مواضيع النقاش بسيطة عند تجميع الدقائق. لا اقتبس ما قاله كل شخص. التزم بالوصف الأساسي للموضوع ، وأذكر بوضوح القرار أو النتيجة التي تم التوصل إليها. ليست هناك حاجة لمزيد من التفاصيل في المحضر.
نوع الدقائق على الفور
اكتب محضر الاجتماع على الفور. كلما مر الوقت قبل أن يتم كتابة الدقائق ، كلما نسيت أكثر شيء مهم حدث. يجد البعض أنه من المفيد وجود مسجل شريط في أثناء الاجتماع للحصول على سجل للتحقق عند الحاجة عند تجميع الدقائق. وزع نسخة من محضر الاجتماع على جميع الحاضرين.
