كيفية عمل وتهيئة رسالة شكوى

أنت غير راضٍ عن منتج أو خدمة معينة. بدلًا من الشكوى إلى الأصدقاء والأقارب ، عليك اتخاذ إجراء وكتابة رسالة شكوى. بالإضافة إلى العمل كسجل دائم لشكواك ، قد يحفز خطاب الشكاوى المكتوب بشكل جيد الشركة المسؤولة عن المنتج أو الخدمة لضمان عدم تعرضك أنت وعملاء آخرين لهذه المشاكل في المستقبل. إنشاء خطاب عمل منسق بشكل جيد ويحصل على نتائج إيجابية.

العناصر التي ستحتاجها

لكتابة خطاب الشكوى ، ستحتاج إلى ما يلي:
الفواتير والإيصالات
ورق سندات عالي الجودة

أنشئ رسالتك باستخدام تنسيق الحظر الكامل ، والذي تفضله معظم الأنشطة التجارية في الولايات المتحدة. ترك يبرر جميع أجزاء من الرسالة. يمكنك إدراج النقطتين أو الفاصلة بعد التحية وفاصلة بعد الإغلاق المجاني. بدلاً من ذلك ، يمكنك ترك علامات الترقيم.

ابدأ في تاريخ 6 إلى 10 أسطر تحت رأسية أو رأسية. استخدم التنسيق الأمريكي ، على سبيل المثال ، 15 كانون الثاني 2011.

اترك أربعة إلى ستة أسطر بين التاريخ والعنوان الداخلي. قم بتضمين اسم جهة الاتصال والعنوان التجاري. قم بالاتصال بلوحة مفاتيح الشركة واطلب اسم المدير المناسب وعنوانه. تأكد من التهجئة الصحيحة لاسمه / اسمها. إذا لم تتمكن من تحديد الاسم ، فاستخدم عنوانًا مناسبًا ، مثل "مدير خدمة العملاء".

اترك سطرين فارغين وأدخل التحية. لا تستخدم "سيدي أو سيدتي العزيزة" أو "لمن يهمه الأمر". استخدم لقب المستلم مع العنوان الشخصي المناسب. إذا كنت غير متأكد من الجنس ، استخدم "عزيزي كريس سميث".

مساحة مزدوجة والبدء في نص الرسالة. استخدم ثلاث فقرات على الأقل للحرف ، مع ترك مسافة مزدوجة بينهما. عندما تقوم بتأليف رسالتك ، ارجع إلى أي فواتير أو مستندات أخرى حصلت عليها من الشركة. تأكد من دقة جميع أسماء المنتجات والأسعار وغيرها من التفاصيل.

ابدأ في ملاحظة إيجابية. استخدم الفقرة الأولى لذكر ولائك لاسم العلامة التجارية أو الشركة. على سبيل المثال ، "لقد استمتعت دائمًا بالتسوق للأثاث في متجرك. أقدر النصيحة الرائعة التي تلقيتها من مصمم الديكور الداخلي الخاص بك وشعرت براحة كبيرة مع جميع مشترياتي".

استخدم الفقرة الثانية لتضمين أي تفاصيل يحتاج القارئ إلى معرفتها لمعالجة شكواك. على سبيل المثال ، "في 25 فبراير 2011 ، طلبت غطاء لحاف (رقم 5768 ، طباعة زهرية زرقاء ، بحجم كوين) من الكتالوج الخاص بك على الإنترنت. بعد أسبوعين ، تلقيت غطاء لحاف. بعد إزالة الغطاء ، اكتشفت غلافًا قويًا رائحة معدنية ، التي بقيت بعد غسالتين للماكينة ، مرفق نسخة من أمر الشحن ". لا ترسل نسخ أصلية من الإيصالات أو غيرها من المستندات.

حدد توقعاتك في الفقرة الثالثة. على سبيل المثال ، "بما أن الميزة البخارية للحديد لا تعمل بشكل صحيح ، أتوقع استرداد كامل وفوري بقيمة 52.38 دولار بالإضافة إلى رسوم البريد التي دفعتها مقابل إعادة الحديد. سأنتظر 4 أسابيع لاستجابتك. إذا لم أسمع منك ، سأتصل بمكتب أفضل للأعمال ".

اترك سطرين فارغين وأدخل إغلاقًا مجانيًا مناسبًا ، مثل "Yours truly" أو "Sincerely". اترك أربعة إلى ستة أسطر فارغة للتوقيع الخاص بك. تحتها مباشرة ، أدخل توقيعك على الآلة الكاتبة.

مساحة مزدوجة وإدخال Enclosure (s).

نصائح

استخدم ورق سندات عالي الجودة. أنشئ رأسًا يتضمن اسمك وعنوانك ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني. اكتب فقرات قصيرة واحتفظ بطول الحرف إلى صفحة واحدة. استخدم ميزة "معاينة قبل الطباعة" في برنامج معالجة الكلمات الخاص بك للتحقق من الموضع العمودي للحرف. إذا لزم الأمر ، اضبط التباعد. اطلب من صديق أو قريب موثوق به تدقيق رسالتك. بالإضافة إلى التدقيق الإملائي وعلامات الترقيم والأخطاء النحوية ، يجب على صديقك أو قريبك التأكد من أن نغمة الرسالة مناسبة.