يمثل خطاب الشكوى سجلاً دائمًا لشكواك مع فرد أو منظمة. تشير الرسالة المكتوبة بشكل واضح إلى المشكلة التي واجهتها مع منتج معين أو خدمة معينة والقرار المتوقع. عند كتابة رسالتك ، تبني نغمة هادئة ومهنية. تجنب أي تهديدات أو خدوش غير لائقة أو سخرية أو لغة غير لائقة. في معظم الحالات ، تقوم بكتابة رسالة إلى شخص لم يكن مسؤولاً عن مشكلتك ، ولكنه يمكن أن يساعدك في حلها.
خاطب رسالتك إلى شخص معين. لا تستخدم "سيدي العزيز" أو "لمن يهمه الأمر". قم بالاتصال بلوحة مفاتيح الشركة واطلب اسم المدير المناسب وعنوانه. تأكد من التهجئة الصحيحة لاسمها. إذا لم تتمكن من تحديد اسم ما ، فاستخدم عنوانًا مناسبًا مثل "مدير خدمة العملاء".
استخدم القلم والورقة أو مسودة إصدار برنامج معالجة الكلمات الخاص بك لتسجيل كل التفاصيل ذات الصلة بالشكوى الخاصة بك. قم بتضمين معلومات مثل اسم المنتج ووصفه ورقم الطلب واسم الماركة ورقم الطراز والسعر وتاريخ الشراء. تصوير جميع الوثائق المتعلقة شكواك. أعد قراءة جميع المعلومات وتأكد من أن شكواك قانونية.
ابدأ الرسالة في ملاحظة إيجابية. استخدم الفقرة الأولى لمناقشة بعض الجوانب الإيجابية للمنظمة. على سبيل المثال ، يمكنك ذكر ولائك لاسم العلامة التجارية أو أي تعامل محدد مع موظفي الشركة. على سبيل المثال ، "في الماضي ، لقد استمتعت بزيارة متجرك. العديد من شركاء المبيعات يحيونني بالاسم ويخرجون من طريقهم للتأكد من أنني راضٍ عن مشترياتي".
اذكر طبيعة شكواك في الفقرة الثانية. قم بتضمين كل التفاصيل التي يحتاج القارئ إلى معرفتها لمعالجة شكواك. على سبيل المثال ، "في إطار شروط ضمان 30 يومًا ، أعيد العرض الذي اشتريته في 7 آذار 2011 مقابل 373.89 دولارًا. مرفق صورة عن الإيصال." لا ترسل نسخ أصلية من الإيصالات أو غيرها من المستندات.
استخدم الفقرة الثالثة لتوضيح توقعاتك بوضوح. على سبيل المثال ، "بما أن محمصة الخبز لا تعمل كما هو محدد من قبل الشركة المصنعة ، أتوقع استرداد كامل وفوري بقيمة 47.83 دولار بالإضافة إلى رسوم البريد التي دفعتها مقابل إعادة المحمصة. سأنتظر أربعة أسابيع لاستجابتك. إذا لم أسمع منك ، سأتصل بمكتب أفضل للأعمال ".
نصائح
-
قم بتضمين اسمك وعنوانك ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني. اكتب فقرات قصيرة واحتفظ بطول الحرف إلى صفحة واحدة. اطلب من صديق أو قريب موثوق به تدقيق رسالتك. بالإضافة إلى التحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية ، يجب عليها التأكد من أن نغمة الرسالة مناسبة.