يمكن أن يكون توثيق الضوابط والعمليات الداخلية تحديًا. يتم تقديم العمليات المعقدة بطريقة سهلة الفهم ، وهذه ليست مهمة بسيطة. يجب أن يكون لديك مهارات تواصل ممتازة ، سواء الشفوية أو في شكل مكتوب للقيام بعمل جيد. تتضمن خطوات إنشاء مستندات جيدة إجراء مقابلات مع الموظفين والمراقبة والتقييم والتنظيم. أحد الجوانب المهمة في إنشاء الوثائق هو السماح بالتعديلات في وقت لاحق. تتغير العمليات ، ونتيجة لذلك ، يجب أن تتغير المستندات أيضًا.
مقابلة الموظفين. هذه هي الخطوة الأولى في هذه العملية. لا تضع افتراضات وتطرح الأسئلة لمضاعفة تفهمك. اطلب من الموظفين أن يطلعوك على ما يتحدثون عنه. إذا احتاج شخص ما إلى الموافقة على ورقة ، فاطلب الاطلاع على تلك الورقة. يحب بعض الأشخاص استخدام مسجِّل شريط ، ثم يقومون بنسخ المعلومات. هذا يمكن أن يكون فكرة جيدة إذا كان شخص ما يتحدث ويعرض العملية في نفس الوقت مع الكثير من التفاصيل. "عرض واقول" هو الطريق للذهاب.
مراقبة محيطك. إذا كانت العملية هي إرفاق الفواتير للتحقق من الطلبات ، على سبيل المثال ، لاحظ ما إذا كان ذلك يتم بالفعل. في كثير من الأحيان يخبرك الناس بالطريقة الصحيحة للقيام بعملية معينة ، لكن هذا لا يعني أنها الطريقة التي يتم بها ذلك. بما أنك تقوم بتوثيق الواقع ، فإن مراقبة العملية يمكن أن تكون ذات قيمة لإضافة معلومات جيدة غير واضحة أثناء المقابلة. النظر في ملء الخزانات ، وملاحظة ما الأوراق الناس في مكاتبهم.
تقييم فعالية العملية أثناء توثيقها. إذا رأيت عمليات لا تعمل أو يتم تنفيذها مرتين ، فقم بتدوينها. هذه هي أفضل طريقة لإضافة قيمة إلى عمليات توثيق العمل الخاصة بك. عندما تقوم بتقييم عملية ما ، فأنت تنظر إليها بموضوعية ويمكنك تقديم اقتراحات للتحسينات. تأكد من اتباع بروتوكول عند تقديم التوصيات. تذكر: إذا تغيرت العمليات بسبب توصياتك ، فسوف تحتاج إلى توثيق العمليات المحسنة - ليس فقط العملية القديمة.
وثائق الملف في مجلدات والمجلدات عبر الإنترنت. وجود قوالب لتوحيد الوثائق يساعد في الحفاظ على سهولة القراءة. يجب أن يكون لكل رابط أو مجلد فهرس يحتوي على معلومات في منطقة ما. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لديك رابط حول الحسابات الدائنة حيث يمكنك تقديم الروايات ومخططات الانسياب التي توثق العملية. قد يكون لديك ملف رابط آخر حول كشوف المرتبات وآخر عن حسابات المقبوضات. يمكن أن يساعد فصل الوثائق حول العمليات المستخدمين في العثور على المعلومات. اطلب من المنظمة نفسها في جميع المجلدات فيما يتعلق بترتيب الوثائق ، وجدول المحتويات في المقدمة ، وما إلى ذلك. وهذا مهم جدًا عند الحاجة إلى إجراء تغييرات ، ويجب العثور على عنصر محدد بسرعة.
نصائح
-
استخدم Word أو برنامج آخر لإنشاء الوثائق الخاصة بك.
ضع في اعتبارك برامج التوثيق الخاصة بصناعتك التي توفر لك الوقت في الكتابة والتنظيم. فكر في عمل كل من الروايات والمخططات الانسيابية لتحسين الوضوح تجنب استخدام المصطلحات أو الأحرف الأولى
اعتبارات أخرى تشمل: كتابة جمل قصيرة وتجنب الصوت السلبي ؛ لا تزينها أو تدل على الأحكام. على سبيل المثال ، لا تكتب عن موظف الاستقبال اللطيف. اكتب عن موظف الاستقبال. لا تستخدم أسماء حقيقية للأشخاص - استخدم دائمًا أسماء الموضع وأبقها متسقة طوال الوثائق ؛ أن يكون لديك مدير أو مشرف يقرأ مستنداتك للتأكد من صحتها ؛ وأن تضع في اعتبارك المعلومات السرية في الوثائق. لا تُظهر أمثلة على توقيعات الشيكات أو تعرض معلومات كشوف المرتبات السرية فيها.
تحذير
كن على علم بمستخدمي وثائقك. يمكن أن تشمل ليس فقط الأشخاص الداخليين ، ولكن أيضا المراجعين وأصحاب المصلحة الآخرين. هذا واضح جدا. لذلك ، تأكد من أن عملك لا يوجد لديه قواعد نحوية أو أخطاء إملائية محرجة.
