توفر الضوابط الداخلية نظامًا من الضوابط والتوازنات التي تعمل على منع الأخطاء المتعمدة أو غير المقصودة في إدخال البيانات ، والغش والسرقة. يجب أن يضمن نظام الرقابة الداخلية القوي عدم احتفاظ أي موظف أو مجموعة من الموظفين بقدر كبير من السيطرة أو التأثير على التدفقات النقدية والبيانات المالية والمخزون وأصول الأعمال الأخرى. إن الفصل بين الواجبات قدر ما تستطيع هو واحد من أفضل الطرق لحماية أعمالك.
واجبات منفصلة غير متوافقة
الفصل التام بين الواجبات يفصل بين الوظائف غير المتوافقة - المهام أو الأنشطة التي توفر فرصة لواحد أو أكثر من الموظفين لارتكاب الأخطاء أو الغش أو السرقة وإخفائها. يحدد معهد المدققين الداخليين حراسة الأصول والتراخيص والموافقات ، والتسجيل والإبلاغ باعتبارها الفئات الرئيسية الثلاث للواجبات غير المتوافقة. ووفقاً لمعهد التدقيق الداخلي ، فإن مسؤوليات سير العمل يجب أن تمنع أي شخص من الحصول على كل من المحاسبة والأصول المالية والمسؤولية عن ذلك.
منع السرقة والاحتيال
كشوف المرتبات والمشتريات هما مجالان يتطلبان الفصل بين الواجبات. في قسم المرتبات ، قم بمنع الموظفين الأشباح - شخص مسجل في نظام كشوف المرتبات ولكن لا يعمل من أجلك - عن طريق التأكد من أن الشخص المسؤول عن جمع المعلومات الشخصية والمالية للموظفين والحفاظ عليها لا يقوم أيضًا بمعالجة الرواتب. حماية ضد عمليات الشراء غير المصرح بها أو المحسوبية البائع عن طريق فصل رسوم دخول النظام والتفويضات.
تقليل الأخطاء
يمكن أن يساعد الفصل بين الواجبات في الحد من الأخطاء غير المقصودة التي تؤثر على أرباحك النهائية. ويعد تعيين قائد فريق أو مشرف لمراجعة ومقارنة المعاملات مع الوثائق الداعمة ، مثل مقارنة بطاقات وقت الموظفين بتقرير الرواتب ، مثالًا شائعًا. كما أن رسوم الإذن والأذونات من حراس ضد حالات السرقة والاحتيال ، وفصل هذه الواجبات - واشتراط الشخص مع مسؤوليات التخويل للتحقق من المجاميع - يمكن أن يقلل أيضا من أخطاء إدخال البيانات.
اعتبارات الأعمال الصغيرة
لا يمكن للأنشطة التجارية الصغيرة التي تضم سوى عدد قليل من الموظفين أو على ميزانية توظيف محكمة دائمًا أن تحقق الفصل التام. في هذه الحالة ، تكون ضوابط التخفيف ضرورية. على الرغم من أن الضوابط التعويضية هي "تحققية" بدلاً من كونها وقائية ، إلا أنه ما زال بإمكانها تقديم ضمان معقول بأن الإدارة تلبي أهداف تخفيف المخاطر. على سبيل المثال ، مراجعة التقارير اليومية والأسبوعية ، والتناوب الدوري للواجبات ، وإجراء عمليات تفتيش مفاجئة غير معلنة للمعاملات المالية أو عدد الجرد المادي المعلن ، وجدولة عمليات المراجعة الداخلية السنوية نصف السنوية كلها ضوابط تحققية جيدة.
