الضوابط الداخلية هي سياسات وضعت لمنع سرقة ، والضرر على الأصول الثمينة للشركة. يمكن أن تشكل الأصول الملموسة ، مثل الممتلكات العقارية والمعدات الإنتاجية والمخزون والنقود ، تحديًا للحفاظ على الأمان في جميع الأوقات ، ولكن التعرف على الضوابط الداخلية لإدارة الأصول الملموسة يمكن أن يساعد في الحفاظ على أمان الممتلكات الخاصة بك.
الوصول المراقب
التحكم في الوصول إلى المناطق الرئيسية من العمليات الخاصة بك ، مثل مرافق تخزين المخزون ، خزائن النقود وغرف المعدات ، مع الأقفال أو نقاط التفتيش الأمنية. تتوفر الأنظمة الإلكترونية التي تسمح لك بتقييد الوصول إلى المناطق الحساسة إلى الموظفين المعينين دون استخدام المفاتيح التقليدية. هذه الأنظمة لديها القدرة على الاحتفاظ بسجل من الموظفين الذين الوصول إلى مناطق محددة في أوقات محددة.
مسائل التفويض
قم فقط بتفويض الأنشطة التي تنطوي على وصول مفتوح إلى المخزون والنقود وغيرها من الأشياء الثمينة إلى الموظفين الأكثر ثقة. وفقًا لـ Montana.edu ، يجب على المديرين ألا يسمحوا لأي شخص بالتوقيع على اسم المدير عند التعامل مع الموردين أو الموزعين أو العملاء ، ويجب ألا يسمح لأي موظف بالتحكم الحصري في أنشطة التسليم أو التعامل مع النقد أو التعرض لها.
قضايا أمنية
إن الاهتمام المنضبط بالتفاصيل أمر حيوي لأمن الأصول المادية الخاصة بك. قم بإغلاق البوابة وتأمينها وتأمينها بعد كل يوم عمل ، واستخدم مراقبة الكاميرا لتسجيل المتعدين أو النشاط المشبوه. جعل الودائع المصرفية في كثير من الأحيان ، واحتفظ فقط بقدر النقدية في متناول اليد حسب الضرورة.
مسارات الوصول
سجل الوصول إلى المناطق الحساسة كلما أمكن ذلك. وفقاً siterooms.com ، تعتبر سجلات الوصول مفتاحًا للضوابط الداخلية الفعالة. احتفظ بسجل إلكتروني للوصول إلى المناطق المحظورة. يتطلب أمين الصندوق لتسجيل الدخول إلى سجلات النقدية مع معرف فريد ، ولا تسمح بمشاركة النقدية. مطالبة الموظفين بتعليمهم لحساباتهم الأولية في إيصالات الإيداع البنكي ، واستمارات التسليم ، وأشرطة تسجيل النقد وغيرها من وثائق التحكم.
عمليات التدقيق البدني
قم بإجراء عمليات تدقيق منتظمة وعشوائية للمخزون والمعدات والحسابات المصرفية للقبض على الأنشطة المشبوهة في وقت مبكر. النظر في استخدام شركة تدقيق طرف ثالث لضمان موثوقية نتائج التدقيق.
لا تسمح للموظفين بتدقيق مجالات المسؤولية الخاصة بهم. على سبيل المثال ، لا تسمح لموظف مسؤول عن استلام شحنات لمراجعة مخزون المواد الخام ، ولا تسمح للموظف الذي يقوم بعمل الإيداعات المصرفية بتدقيق البيانات المصرفية وسجلات النقد.
شفافية
المفاهيم والتقنيات المذكورة أعلاه يمكن أن تساعد في منع الخسائر والأضرار ، ولكن جعل سياسات الرقابة الداخلية الخاصة بك شفافة تماما للموظفين والعملاء والشركاء التجاريين يمكن أن تساعد في منع حدوث الحوادث من الحدوث في المقام الأول. على سبيل المثال ، أخبر موظفيك أنه يتم تسجيل الوصول إلى المناطق المقيدة ؛ إعلام العملاء بأن مبانيكم تخضع للمراقبة بالفيديو ؛ ودع الموردين يعرفون سياسات التدقيق الداخلي الخاصة بك.
