إن معرفة جمهورك أمر أساسي لكتابة رسالة لتقديم شركتك أو مؤسستك. نيتك هو حقيقة أساسية أخرى في كتابة الاتصالات التجارية الفعالة التي تنقل القارئ إلى هدف منظمتك وهيكلها. يتنوع الغرض من الرسالة المقدمة من الإعلان عن وصول شركتك على خريطة المجتمع إلى منظمة خيرية تطلب الدعم المالي والعيني من المتبرعين والمتطوعين.
ضم أفضل مسؤول تنفيذي لشركتك بالإضافة إلى شخص مطلع على مفاهيم التسويق أو أحد الموظفين المسؤولين عن تسويق المؤسسة لإنشاء خطاب تعريف. يمكن لمدير أو مؤسس شركتك الحصول على معلومات عن غرض الشركة ولماذا تم تأسيسها ويمكن لمعلمك التسويقي أن يلقي الضوء على كيفية جذب قاعدة عملاء الشركة.
التصويت على أفضل تنسيق لخطاب المقدمة. إذا كان لدى مؤسستك شبكة قوية للتواصل الاجتماعي بالإضافة إلى قاعدة عملاء تفضل الاتصال التقليدي ، فقم بإعداد نسختين من خطاب المقدمة. قم بإنشاء رسالة واحدة تنتشر على نطاق واسع وأخرى أكثر ملاءمة لنشرها في نسخ مطبوعة.
قم بإنشاء فقرتك الأولى مع وضع الجمهور في الاعتبار. نداء إلى المحسنين مع افتتاح مثل "كل عام ، مؤسسة ABC تساعد الآلاف من المشردات على إعادة بناء حياتهن." ومع ذلك ، فإن أصحاب الأعمال في المستقبل سوف يقدرون الميل الريادي من مقدمة تشرح البدايات المتواضعة للمؤسسة ، مثل: "بدأت شركة XYZ في مرآب ستيف ويلسون كهواية قبل عقدين من الزمن الذي كان يمكن للأميركي العادي أن يتحمل فيه حاسوبًا منزليًا". استخدم باقي الفقرة الأولى لوصف أصل مؤسستك أو مؤسستك.
صوغ الفقرة الثانية من خطاب المقدمة لشرح ما تفعله شركتك أو مؤسستك - إذا كنت تقوم بتدريب العاملين العاطلين عن العمل أو العاطلين عن العمل - بوصف أنواع التدريب الوظيفي الذي تقدمه. وبالمثل ، إذا كنت تبيع منتجاتًا إلى الأسواق العالمية ، فصف العديد من الدول التي تؤثر فيها شركتك من خلال توزيع سلعها للعملاء في جميع أنحاء العالم.
قم بإنشاء صورة لهيكل مؤسستك في الفقرة الثالثة. تجنب الإشارة ببساطة إلى المخطط التنظيمي - يجب ألا تحتوي الرسالة المقدمة على مرفقات. صف فريق القيادة التنفيذية وكيف يشارك كل عضو في الفريق في تطوير إستراتيجية الشركة. أخبر قرائك عن الوظائف الإدارية لشركتك وكيف تتفاعل الأقسام. الاعتراف برأسك البشري ؛ شرح كيفية مؤهلات وخبرات موظفيك وكيف يساهمون في نجاح المؤسسة. "إن موظفي XYZ Corporation لديهم خبرة مجتمعة تبلغ 75 عامًا في مجال تطوير شبكات الكمبيوتر وتطوير البرامج" هو مثال على الاعتراف بالخبرة المهنية للموظفين.
قم بإنهاء رسالتك في فقرة رابعة من خلال إعادة صياغة الغرض من المقدمة الخاصة بك. إذا كنت حديث العهد بمجتمع الأعمال ، قم بدعوة العملاء وحتى الشركات الأخرى للتوقف عند متجرك أو زيارة موقع الويب الخاص بك. للحصول على رسالة مقدمة تطلب التبرع ، كرر هدف منظمتك ونجاحاتها السابقة واطلب التبرعات. شارك القراء في اكتشاف المزيد عن شركتك ومؤسستك.
قم بإعداد خط توقيع لزعيم أو أعلى منظمة تنفيذية في شركتك. بشرط أن يكون ذلك مجديًا ، قم بإعداد نسخ من الرسالة للتوقيعات الفردية والأصلية - فهي تضيف لمسة دافئة وشخصية إلى الاتصالات التجارية.
