يعتبر ركوب القطيع على مخزونك من أكثر الأشياء تحديًا في إدارة الأعمال. من الجانب العملي للأشياء ، ستحتاج دائمًا إلى معرفة كمية المنتج المتوفرة للبيع ، ومتى تحصل على المزيد. سيحتاج محاسبوك إلى قوائم جرد دقيقة أيضًا ، حتى يتمكنوا من الحفاظ على ترتيب كتبك ويقدم لك المعلومات التي تحتاجها لاتخاذ قرارات العمل. في معظم الحالات ، وليس كلها ، قد ترغب في القيام بذلك من خلال نظام دائم للمخزون.
نظام الجرد الدورى
هناك طريقتان للتعامل مع مراقبة المخزون الخاص بك. واحد من خلال ما يسمى بنظام الجرد الدوري ، مما يعني أنه في نهاية فترة معينة - شهر أو ربع أو سنة أو أي شيء يعمل في موقفك - تغلق أبوابك ، وتعول فعليًا أي مخزون موجود لديك في متناول اليد. للأغراض المحاسبية ، ستقوم بالاتصال بهذا المخزون الختامي الخاص بك. كان مخزونك السابق هو المخزون الأولي لهذه الفترة. ستقوم بإضافة جميع مشترياتك إلى مخزون البدء ، وطرح جميع المبيعات وفي عالم مثالي ، وستظهر النتيجة إلى حد كبير مثل مخزون الإغلاق الخاص بك. بالطبع ، نحن لا نعيش في عالم مثالي ، وعمليًا ، كلما طالت مدة تواجدك بين المخزونات ، كلما ازدادت الاختلافات. في ظل نظام الجرد الدوري ، يكون مقدار المخزون دقيقًا فقط بعد احتسابه ، هو إزعاج كبير.
نظام الجرد الدائم
يتطلب نظام الجرد الدائم الكثير من الإعداد ، ولكن بمجرد تشغيله ، يكون تشغيله أسهل بكثير. يتم إدخال كل جزء من المخزون الذي تملكه في نظام الكمبيوتر الخاص بك عند شرائه. عندما يتعلق الأمر بالمخزون ، عندما يتم بيعه أو استخدامه ، يتم خصمه تلقائيًا من المخزون الموجود في نظام الكمبيوتر الخاص بك. إذا كان نموذج عملك يدور حول معرفة ما لديك ومتى ستحتاج إلى طلب المزيد ، والذي ينطبق على كل عمل تجاري ، فإن استخدام طريقة الجرد الدائمة يقدم الكثير من المزايا.
الجرد الدوري مقابل Versentual Perpetual
النهج الذي ستتبعه لإدارة مخزونك يعتمد على حالتك. إذا كنت ترغب في العمل على أساس "الأم والبوب" ، مع الحفاظ على نشاطك التجاري صغيرًا وانخفاض مخزونك ، فقد يكون نظام الجرد الدوري هو كل ما تحتاج إليه. الإعداد هو الحد الأدنى ، ويمكنك حساب المخزون الخاص بك كلما كنت تعتقد أنه ضروري. إذا كانت خططك لشركتك تنطوي على الكثير من النمو ، فستحتاج إلى تطبيق طريقة الجرد الدائمة في أقرب فرصة ، من الناحية المثالية من اليوم الأول.
الجانب السلبي هو أن طريقة الجرد الدائمة معقدة في الإعداد ، وتتطلب استثمارًا كبيرًا في أجهزة الكمبيوتر والبرامج والخبرات. إذا كنت تشغِّل ميزانية محدودة ، وهي غالبًا ما تكون الحال مع الشركات الناشئة ، فقد يكون هذا الاستثمار الأولي أكثر مما يمكنك إدارته بسهولة. في بعض الأحيان ، ستحتاج إلى تسوية نظام المخزون والمحاسبة الذي يوفر إدارة المخزون الأساسي الدائم على المدى القصير ، ولكن يمكن ترقيته إلى عرض أكثر اكتمالاً مع نمو أعمالك وعائداتك.
انها ليست مثالية
بيت القصيد في نظام الجرد الدائم هو أنه سيكون لديك دائمًا عدد دقيق ومحدث من العناصر الموجودة في متناول اليد. هذا صحيح إلى حد كبير ، ولكن في العالم الحقيقي ، هناك دائمًا فجوة بين النظرية والممارسة. سوف تفقد المنتج للكسر والسرقة ؛ الموردين سوف فاتورة لك بشكل غير صحيح ، سوف تتلقى الطلبات التي هي أكثر من أو قصيرة من قبل بضع قطع ، وسوف يرن موظفي المبيعات في المبيعات أو المبالغ المستردة بشكل غير صحيح وهلم جرا. يمكن أن يساعد التدريب الجيد والأمان وممارسات التعامل مع المخزون في الحفاظ على ذلك إلى الحد الأدنى ، ولكنك ستظل بحاجة إلى إجراء حساب حقيقي كل مرة للتحقق من الأرقام التي تعمل بها.
يمكنك اختيار إجراء جرد مادي كامل مرة واحدة على الأقل في السنة ، أو يمكنك اختيار "عدد الدورات" المستمر. وهذا يعني فقط أنك ستختار أجزاء معينة من المستودع الخاص بك للعد بانتظام بحثًا عن التناقضات. يمكنك التركيز على عناصر أعلى قيمة أو أعلى حجم ، فقط لأنهم على الأرجح سيعطونك مشاكل ، أو يمكنك حساب مخزونك بالكامل قليلاً في كل مرة خلال السنة وضبط المخزون الخاص بك عند العثور على أخطاء.
الجرد الدائم في البيئات البيع بالتجزئة / الجملة
أفضل حالة لأنظمة المخزون الدائمة هي في البيع بالتجزئة. عندما يقوم عميلك بإحضار منتج ما دون وصفة طبية ، فستقوم بدفعه بنوع من الماسح الضوئي ، أو ربما عن طريق إدخال رقم جزء يدويًا. المسح الضوئي هو أفضل ، كلما كان ذلك ممكنا لأنه يقلل من فرصة للأخطاء. بمجرد اكتمال عملية البيع ، سيقلل نظامك المخزون الموجود في متناول اليد للسماح بما يخرج من الباب في يد العميل.
إذا بحث أحد مندوبي المبيعات الآخرين عن هذا المنتج من جهاز كمبيوتر في قسم آخر ، فإن الإجمالي الذي تمت مراجعته حديثًا هو ما سيظهر على الشاشة. يمكن لنظامك أيضًا مطالبتك بطلب المزيد عند انخفاض الإمدادات أو حتى وضع الطلب تلقائيًا. تعمل أفضل الأنظمة على تتبع خصومات الموردين والحد الأدنى من الطلبات أيضًا ، بحيث يمكنك تعيينهم على عدم طلب 950 قطعة إذا كان هناك خصم على 1000. يعمل البائعون بنفس الطريقة ، إلا أنهم يشترون من المصنعين والموزعين ويبيعون لبائعي التجزئة.
الجرد الدائم في بيئات التصنيع / الإنتاج
إذا كنت تعمل في صناعة المنتجات ، بدلاً من بيعها فقط ، فستستخدم نظامًا دائمًا للمخزون بشكل مختلف قليلاً. في هذه الحالة ، تكون العناصر الموجودة في مخزونك عبارة عن مواد خام أو تجميعات فرعية ، وفي النهاية ستصبح سلع تامة الصنع. ستحتاج أيضًا إلى تتبع المواد الخام الخاصة بك أثناء رحلتها إلى أن تصبح سلعًا نهائية ، والتي يمكن أن تستغرق أقل من ثانية أو اثنتين أو تستغرق عدة سنوات وفقًا للمنتج. في هذه الحالة ، يتم حسابهم كعمل قيد التشغيل. مع نظام مخزون دائم فعال ، يجب ألا تنفد من المواد الخام ، وسوف تعرف عدد السلع التامة الصنع المتوفرة لديك للبيع. الأهم من ذلك ، ستعرف أيضا ما هي تكاليف التصنيع الخاصة بك ، حتى لو كانت المواد الخاصة بك تتقلب بالتكلفة.
LIFO و FIFO المحاسبة
يجب أن تتأكد إدارة مخزونك المادي دائمًا من بيع المنتج الأقدم على الرفوف أولاً ، حتى إذا لم يكن قابلاً للتلف على وجه الخصوص. يتلاشى التغليف بمرور الوقت ، وتتعرض الصناديق للتلف ، وحتى تصدأ مسامير الصلب في النهاية. بالنسبة للأغراض المحاسبية الدائمة ، يمكنك أن تقرر ما إذا كنت تعتبر كل جزء من المخزون هو الأقدم في الوقت الحالي أو الأحدث في متناول اليد. تُسمى هذه الأنظمة أولاً في أول من يخرج أولاً في أول ، أو FIFO و LIFO باختصار.إذا كانت الأسعار ترتفع ، سيكون المنتج الأقدم دائمًا هو الأرخص ، وسيكون المنتج الأحدث دائمًا هو التكلفة الأكثر تكلفة. إذا كانت الأسعار في انخفاض ، فإن العكس هو الصحيح. هذا له بعض الآثار الهامة لكيفية حساب التكاليف الخاصة بك.
LIFO ، FIFO و COGS
لنفترض ، لأغراض العرض ، أن أقدم عنصر في مخزونك تم شراؤه بسعر 85 دولارًا ، وأحدث التكاليف هي 95 دولارًا ، وأنك تبيع بسعر 110 دولارات. إذا كنت تعمل على أساس FIFO ، فإن ربحك هو 110 $ ناقص التكلفة 85 $ أو 25 $. إذا كنت تعمل على أساس LIFO ، فستحسب فقط 15 دولارًا أمريكيًا من نفس عملية البيع. إذا كان هدفك هو الإبلاغ عن أعلى أرباح ممكنة ، ربما لإثارة إعجاب المستثمرين المحتملين أو التأثير فيهم ، فقد تجد أنه من المفيد استخدام طريقة FIFO. إذا كنت تريد الاحتفاظ بأرباحك المسجلة تحت الفحص لتقليل فاتورتك الضريبية ، فقد يكون أسلوب LIFO - في هذه الحالة الافتراضية - أكثر منطقية. يمكنك استخدام أي من الطريقتين ، طالما أنك ثابت. بالنسبة لتتبع التكلفة الفعلية للسلع المباعة في البيع بالتجزئة ، أو تكلفة الإنتاج في التصنيع ، قد تختار طريقة المتوسط المرجح التي تتعقب تكاليفك الفعلية أثناء صعودها وهبوطها.
