الشركات التي تحتفظ بالمخزون تستخدم أنظمة الجرد لإدارة مستويات المخزون في المستودع وكذلك في المصنع. تحتاج مثل هذه الشركات إلى اتخاذ قرار بين استخدام أنظمة جرد الفترة وأنظمة الجرد الدائمة. مع أي من النظامين ، لا تزال الشركة بحاجة إلى جرد مادي مرة واحدة على الأقل كل عام. الجرد المادي يوفر اثنين من المزايا لإدارة الأعمال.
نظم الجرد
تلبي أنظمة المخزون احتياجات الأعمال التجارية من خلال توفير المعلومات المتعلقة بكميات المخزون والقيم بالدولار. تقدم العديد من أنظمة الجرد معلومات تتعلق بموقع المستودع المحدد للمخزون والكمية الموجودة في ذلك الموقع. يستخدم مستخدمو المصنع ومديروه هذه المعلومات لتحديد موقع عناصر محددة للشحن إلى العملاء أو لتحديد ما إذا كانت الشركة تحتاج إلى إعادة ترتيب بند مخزون محدد لأن المخزون المتوفر قد انخفض. كما توفر أنظمة الجرد معلومات لقسم المحاسبة فيما يتعلق بقيمة المخزون الإجمالي التي تمتلكها الشركة.
المخزون الدائم
يتم تحديث نظام الجرد الدائم في كل مرة يتلقى فيها المستودع المخزون من البائعين وكذلك في كل مرة يخزن فيها المستودع إلى العميل. يوفر نظام الجرد الدائم رصيد المخزون في أي وقت. هذا التوازن باستمرار التحديثات. تستخدم العديد من الشركات الماسحات الضوئية والرموز الشريطية لتسجيل التغييرات في أرصدة المخزون بسهولة. تقوم هذه الشركات بفحص قطع المخزون عند شحنها أو استلامها ، والتي تقوم تلقائيًا بتحديث الرصيد في نظام المخزون.
جرد مادي
يتكون المخزون المادي من حساب كل بند مخزون يدويًا ومقارنته بالكمية المسجلة في نظام المخزون. تقوم بعض الشركات بفصل الموظفين إلى مجموعتين ، حيث تحسب مجموعة واحدة كل عنصر وترسل المجموعة الثانية كل عنصر. يسمح ذلك للشركة بمقارنة التهمتين بالكمية المسجلة في النظام وتحديد مشاكل المخزون المحتملة. يسمح عدد الجرد المادي للشركة بتحديد كميات المخزون بشكل صحيح ، وتحديد تعديلات المخزون الضرورية والتحقيق في الفروق.
ضبط المخزون
في بعض الأحيان ، تكتشف الشركات الاختلافات بين الكميات الفعلية في المخزون والمخزون المسجل. عند حدوث ذلك ، تقوم الشركة بتسجيل تعديل المخزون لتصحيح توازن المخزون في النظام. تنشأ كميات التعديل من مقارنة الكمية الفعلية بكمية النظام. الغرض من تعديل المخزون هو جعل نظام الجرد يساوي المخزون الفعلي الذي تملكه الشركة.
الفرق المخزون
بعد إجراء جرد مادي ، تحقق الشركة من الفروق الكمية التي تم اكتشافها لتحديد سبب الفروق. تنشأ الاختلافات عادة نتيجة لأخطاء الموظف أو السرقة أو التدمير.
