نظام المخزون الدائم هو مجموعة من العمليات المحاسبية التي تساعد الشركة على الإبلاغ عن بيانات المخزون المالي. تستخدم العديد من الشركات هذا النظام - خاصةً تلك التي تستخدم نظام محاسبة تكاليف أمر العمل ، أو بيع العديد من أنواع المخزون المختلفة. يجب على الشركات أن توازن بين مزايا وعيوب النظام الدائم قبل تنفيذه.
تقارير دقيقة
غالباً ما تعاني الشركات من إعداد تقارير مالية أكثر دقة مع نظام جرد دائم. المحاسبين تحديث دفتر الأستاذ العام بعد كل معاملة المخزون. ينتج عن هذا حساب دفتر أستاذ عام يعكس بدقة المخزون الفعلي الفعلي الموجود. يمكن للمالكين والمديرين بعد ذلك اتخاذ قرارات الجودة بناءً على دقة الإبلاغ عن قيم المخزون. كما تستفيد أنواع الجرد المتعددة من هذه الطريقة ، حيث يتتبع المحاسبون بدقة كل واحد من خلال دفتر الأستاذ العام.
الإدارة الإلكترونية
غالبًا ما تستخدم أنظمة الجرد الدائمة طرقًا إلكترونية لتسجيل المعاملات. مثال على ذلك نظام الباركود الذي يستخدمه بائع التجزئة للملابس عند بيع البضائع. يقوم كل مسح بتسجيل البيانات التي تقوم بتحديث قيمة مخزون الشركة. يستخدم المحاسبون هذه المعلومات لموازنة دفتر الأستاذ العام. تستخدم الشركات أيضًا البيانات لطلب السلع باستخدام نظام في الوقت المناسب. يساعد الطلب الإلكتروني على منع البورصة والمبيعات الضائعة.
كلفة
العديد من أنظمة المخزون الدائمة مكلفة. تكلفة هذه الأنظمة ذات شقين. التكنولوجيا اللازمة لجعل عمل النظام يمكن أن يكون نفقات رأس المال الرئيسية. كما أن تحديث النظام لإجراء تغييرات جديدة على التكنولوجيا أمر مكلف أيضًا. تدريب الموظفين على استخدام النظام بشكل صحيح هو حساب آخر. على الجانب الإداري ، يجب أن تجد الشركات المحاسبين الذين يمكنهم العمل في النظام وإدارة التغييرات المتكررة في دفتر الأستاذ العام.
معالجة
غالبا ما تكون أنظمة الجرد الدائمة مستهلكة للوقت. قد تؤدي التحديثات الإلكترونية إلى دفتر الأستاذ العام للشركة إلى الحاجة إلى تسويات الحسابات. غالبًا ما يقضي المحاسبون ساعات غزيرة كل أسبوع أو شهر للتوفيق بين المخزون. يمكن أن تسبب الأخطاء المستمرة أيضًا مضاعفات أخرى. يحتاج المحاسبون إلى تصحيح الأخطاء وموازنة حساب المخزون قبل إغلاق سجلات الشركة. الإبلاغ عن أرقام مخزون غير دقيقة يمكن أن يؤدي إلى مراجعة الحسابات ، مما يؤدي إلى مشاكل محتملة للشركة.
