يعتمد نجاح أو فشل أي منظمة في كثير من الأحيان على قدرتها على التواصل مع أعضائها ، وفقًا لقسم الاتصالات في جامعة ولاية كاليفورنيا. لقد زادت التقنيات الجديدة ، التي تمتزج مع الجماهير المتنوعة ثقافياً ، من أهمية الاتصالات التنظيمية ، ولكنها جعلت أيضاً الميدان أكثر تعقيداً. يمكن أن يؤدي فهم بعض العوائق الشائعة إلى تحسين قدرة المؤسسة على التواصل.
بنية خاطئة
يحتاج الجمهور إلى بنية لفهم رسالة ، وكثير من الاتصالات محكوم عليها بالفشل لأنها تفتقر إلى التنظيم الملائم ، وفقًا لما ذكره لي هوبكنز ، الذي كتب أكثر من 130 مقالة حول الاتصالات التجارية. الهيكل أمر بالغ الأهمية ، لأنه بدون مقدمة وجسم وإغلاق ، سيواجه الجمهور صعوبة في الاحتفاظ بالمعلومات واسترجاعها ومعالجتها. تنطبق هذه القواعد على أي اتصال ، يتراوح من رسائل البريد الإلكتروني إلى العروض التقديمية العامة ، والجمهور من أي حجم.
الافتراضات
هناك افتراضتان شائعتان للاتصال تسبب كارثة لنجاح الاتصال التنظيمي. واحد هو افتراض أن جميع أعضاء المنظمة لديهم نفس قاعدة المعرفة مثل مرسل الرسالة. والآخر هو التفكير في أن المعلومات سوف تنتشر بشكل دقيق وفعال من تلقاء نفسه بعد أن يحصل عليها عضو واحد أو اثنان فقط. توصي مكتبة الإدارة الحرة ، وهي دليل على الإنترنت لمقالات القيادة ، بأن تقوم الإدارة بالاتصال بشكل استباقي ومدروس وبشكل استراتيجي مع أعضائها. تتضمن توصيات محددة من مكتبة الإدارة الحرة عقد اجتماعات منتظمة بين الموظفين والقادة وكذلك بين الأقسام المختلفة. وتشمل النصائح الأخرى إعطاء الموظفين نسخًا مكتوبة من وصف الوظائف ، وكتيبات الموظفين وغيرها من المواد الهامة للشركة.
الاعتماد المفرط على التكنولوجيا
قد يعني الاعتماد بشكل كبير على التقنيات الجديدة مثل الرسائل النصية أو تويتر أو مواقع التواصل الاجتماعي الأخرى أنه ليس كل أعضاء المنظمة يحصلون على الرسالة فعليًا. على سبيل المثال ، لن تكون المدونة الإلكترونية مفيدة للأعضاء الذين يجب عليهم إكمال مهمة بدون الوصول إلى الإنترنت. يوصي جيم شافير ، مؤلف "الحل القيادي" ، المسؤولين عن الاتصالات التنظيمية بمراجعة خططهم للتأكد من أنهم يستخدمون طرقًا توفر المعلومات التي يحتاجها العملاء والموظفون ، بدلاً من الاعتماد على تنسيقات عصرية أو جذابة.
الكثير من المعلومات
ومن الأخطاء الشائعة الأخرى الاعتقاد بأن إضافة التفاصيل بعد التفصيل إلى اتصال ما سيجعلها أكثر إقناعا عندما يكون هناك الكثير من المعلومات التي يمكن أن تحول الجمهور. البساطة هي المفتاح لإنشاء الاتصالات التنظيمية التي تبقى مع الجمهور. بغض النظر عن مدى حبك لمنتج ما ، أو فهم فكرة أو امتلاك خبرة في مجال ما ، أو التمسك بنقطتين أو ثلاث نقاط رئيسية ، بدلاً من التحدث أو الكتابة عن كل ما تعرفه ، لتوصيل رسالتك.
نسيان حول Nonverbals
يجب على المسؤولين عن الاتصالات التنظيمية أن يضعوا في اعتبارهم الإشارات غير اللفظية التي يمكن أن تعزز رسالة معدّة أو تنقص من معناها أو تشوهه بالكامل. في الثقافة الغربية ، يظهر اتصال العين ، والموقف المناسب والملابس المناسبة للوضع أن مرسل الرسالة مهتم ، محترم ، صادق وموثوق ، حسب mindtools.com.
