لكي يكون الاتصال فعالاً ، يجب أن يحتوي على سبعة عناصر أساسية. تتم معالجة الاتصالات شفهيًا أو كتابيًا من قبل جمهور. قد يتكون الجمهور من شخص واحد أو ألف. عندما ترغب في توصيل رسالة إلى شخص ما أو مجموعة من الأشخاص بشكل فعال ، سواء كانت منطوقة أو مكتوبة ، قم بتضمين هذه العناصر في رسالتك.
بناء
يجب أن تحتوي عملية الاتصال على بنية جيدة. يتكون عنصر الاتصال هذا من إنشاء فتحة ، وجسم وإغلاق للخطابات والخطابات. فالفاصل يخبر الجمهور حول الموضوع ، يشرحه الجسد ويغلق الروابط معًا.
وضوح
العنصر الثاني في عملية الاتصال هو الوضوح. يجب أن تكون الرسالة التي يعطيها المتحدث واضحة بما يسمح للجمهور بفهم الموضوع وغرضه.
التناسق
الاتساق هو أيضا عنصر هام في الاتصالات. يجب أن يتأكد الشخص الذي يربط الرسالة من أنه لا يحتوي على تناقضات من شأنها أن تسبب الارتباك للمستمعين.
متوسط
يشير Medium إلى طريقة إرسال رسالة. يتم إرسال الرسائل بعدة طرق بما في ذلك الرسائل والمكالمات الهاتفية والمذكرات والخطابات ورسائل البريد الصوتي ومن خلال البث التلفزيوني. اختيار وسيلة الاتصال المناسبة أمر حيوي ويجب اختياره وفقًا للميزانية والغرض. عند اختيار وسيلة ، حدد الطريقة الأفضل والأكثر فعالية من حيث التكلفة لإيصال رسالتك.
ملاءمة
جانب آخر حيوي من التواصل هو الصلة. حدد ما إذا كانت الرسالة التي تعطيها ملائمة للجمهور الذي يتلقاها. إذا كانت الرسالة تتعلق بالإحصاءات المالية ، فتأكد من استيعاب الجمهور للنسب والبيانات التي تقدمها.
أولوية وحداثة
لا يفهم الجمهور دائمًا رسالة كاملة ، ولكن بدلاً من ذلك قد يتذكر التفاصيل فقط من بداية الخطاب أو المحادثة وإنهائها. هذا المفهوم يسمى "الأسبقية والحداثة". عند توصيل رسالة ، ضع هذا العنصر في اعتبارك. اعرض أهم التفاصيل التي تريد أن يفهمها الجمهور في بداية الرسالة ونهايتها.
القاعدة النفسية السبعة زائد أو ناقص اثنين
ووفقًا لـ Lee Hopkins ، مؤلف التواصل في مجال الأعمال ، يعتقد علماء النفس أن البشر يحتفظون بالمعلومات في أدمغتهم في مجموعات. ولهذا السبب ، تم إنشاء هذه القاعدة وتذكر أنه في أي وقت يمكن للناس أن يتذكروا فقط ما بين خمسة وتسعة أجزاء من المعلومات في وقت واحد. يتم حساب ذلك من خلال البدء مع السبعة وإضافة أو طرح اثنين.
