تقوم تقارير حالة المشروع بالتحكم في المستندات لأي شخص يحاول إدارة مشروع ما ، سواء كان ذلك بمهمة فردية أو واحدة تضم مئات الأشخاص عبر مواقع متعددة. يعمل تقرير حالة المشروع كموجز موجز لتقدم المشروع ، وتاريخ انتهائه المتوقع والإجراءات التي تم اتخاذها عليه منذ أن تم تجميع تقرير حالة المشروع الأخير. فهو يساعد المديرين على الحفاظ على المهام على المسار الصحيح وتحديد المشاكل في وقت مبكر بما يكفي لتوليد حلول ذات مغزى.
ملخص المشروع
يبدأ تقرير حالة المشروع عادةً بوصف موجز للعناصر المهمة للمشروع. تحدد هذه الفقرة أو الكتلة اسم المشروع ، وتاريخ التقرير ، والمسئول عن المشروع أو إداراته وبيان هدف المشروع. وقد يشمل أيضًا معلومات الاتصال ، مثل أرقام الهواتف أو عناوين البريد الإلكتروني لأعضاء فريق المشروع الرئيسيين. من غير المحتمل أن يتغير هذا القسم كثيرًا أثناء سير المشروع ، وكثيراً ما يتم نسخه من تقرير حالة إلى آخر مع تحديث التاريخ فقط.
الإنجازات
القسم الذي يصف تسليم المشروع هو مفتاح تقرير حالة المشروع. يجب أن يسرد هذا القسم التسليمات ويعطي وضعها الحالي في كلمة أو كلمتين. على سبيل المثال ، قد تحتوي ورقة مشروع إطلاق المنتج على نتائج مثل الإعلان المطبوع ، وحفل إطلاق البائعين ، وعرض كشك المعرض التجاري ، وإصدارات ورقة الأسعار. بجانب كل عرض ، يجب على مدير المشروع كتابة أشياء مثل "مكتمل" أو "أمر" أو "على الطابعة". هذا بمثابة ملخص للمشروع مع المهام أكثر تفصيلاً المذكورة في قسم الجدول الزمني.
الجداول الزمنية
الجدول الزمني للمهمة هو عنصر تقرير حالة المشروع الذي غالباً ما يحصل على أقصى درجة من التدقيق. يجب أن يقوم هذا القسم بتفصيل العمل الذي تم الانتهاء منه منذ آخر تقرير لحالة المشروع ، وما هو العمل المستحق في الفترة التالية والتواريخ التي يتوقع فيها الانتهاء من المهام. تعرض العديد من تقارير حالة المشروع هذا في شبكة ذات تواريخ محددة للإكمال المتوقع والإكمال الفعلي. يختار العديد من مديري المشاريع ترميز هذا القسم بألوان مختلفة ، مما يمثل المهام التي تكون في الموعد المحدد ، أو قبل الموعد المحدد ، أو خلف الجدول الزمني ، أو المكتملة أو قيد الانتظار.
ملاحظات وتوصيات وشروح
يحتاج تقرير حالة المشروع أيضًا إلى إدراج أية إشارات حمراء أو طلبات تغيير أو تحديات يواجهها المشروع. هذا هو مكان لإدراج الأماكن التي قد تحتاج إلى موارد إضافية أو حيث سيتم تغيير تواريخ التسليم. يمكن لهذا القسم أيضًا الإبلاغ عن مدى تأثر الأحداث غير المتوقعة بالمشروع ، مثل مشكلات البرامج والتأخر في التسليم من مورد أو مستلزمات معيبة. سيقوم بعض مديري المشاريع بفصل هذا القسم عن التقرير وإدراجه في مستند منفصل يعلقونه على تقرير حالة المشروع.
