يتم استخدام جدول أعمال اجتماع الأعمال لإيصال المسائل الهامة التي سيتم مناقشتها في اجتماع. تتيح هذه الوثيقة لجميع المشاركين الاستعداد الكافي لموضوعات الاجتماع.
يجب أن يجيب جدول أعمال اجتماع على أسئلة معينة: ما هو الموضوع للمناقشة؟ لماذا يجب مناقشتها؟ من سيشارك في المناقشة؟ من المسؤول عن مواضيع معينة؟ إلى متى ستتم مناقشة الموضوع في الاجتماع؟
العناصر التي ستحتاجها
-
الحاسوب
-
تطبيق معالجة الكلمات
إنشاء مستند جديد مع "جدول اجتماع" كـ العنوان واسم الملف. لراحتك ، قد ترغب في تنسيق اسم الملف الخاص بك بهذه الطريقة: Meeting Agenda_YYYY_MM_DD. بهذه الطريقة ، عندما تنظر إلى مجلداتك ، سيكون من السهل العثور على أي جدول أعمال محدد.
أدخل تاريخ الاجتماع ومكان انعقاد الاجتماع وأسماء الأشخاص الذين يحضرون الاجتماع. هذه المعلومات سوف تكون حاسمة ، لا سيما في تتبع التقدم المحرز في موضوع معين أو مشروع أو قضية معينة.
أنشئ جدولًا يحتوي على 5 أعمدة بعنوان "جدول أعمال اجتماع الأعمال" (تاريخ الاجتماع).
اكتب "الموضوع" كعنوان العمود الأول. ثم أدخل كل موضوع اجتماع ليتم مناقشته.
مفتاح "الأهداف / الأهداف" كعنوان العمود الثاني. اذكر بإيجاز النتيجة النهائية المطلوبة لكل موضوع خلال الاجتماع.
اكتب "فريق" كعنوان العمود الثالث. لاحظ الأشخاص الذين سيكونون مسؤولين عن تقديم الموضوع أو التحدث نيابة عنه. إذا كان للموضوع قائد فريق ، فاحرص على ملاحظة ذلك أيضًا.
مفتاح "استراتيجية" كعنوان العمود الرابع. قائمة كيف تخطط لمعالجة الموضوع. ومن الأمثلة على ذلك "العصف الذهني" لتوليد الأفكار ، "المراجعة" للانتقال إلى نتيجة أو مشروع محدد ، "القرار" إذا كان يلزم اتخاذ قرار ، أو "معلومات" إذا كان من الضروري تبادل المعلومات العامة.
اكتب "الوقت" كعنوان العمود الخامس. حدد عدد الدقائق التي سيتم تخصيص كل موضوع للمناقشة. وهذا ضروري للحفاظ على تدفق جيد للأفكار في قاعة الاجتماعات ولتوفير هيكل لاجتماعك.
احفظ المستند بعد إدخال جميع المعلومات المعروفة في كل صف.
نصائح
-
الجدول هو مجرد وسيلة أساسية لتنظيم الموضوعات للمناقشة في الاجتماع. أنت حر في تنسيق جدول أعمال اجتماعك بشكل مختلف ، طالما يتم تضمين جميع العناصر.
من المهم تخصيص وقت كاف لمناقشة مواضيعك المختارة ، ولكن ليس الكثير من الوقت ، وإلا فإن المناقشات تميل إلى الاستمرار. اطلب من مقدمي العروض مقدار الوقت الذي سيحتاجون إلى تقديمه في مواضيعهم.
تأكد من أن كل شخص يحضر الاجتماع يتلقى جدول الأعمال قبل يوم واحد على الأقل من الاجتماع المقترح. وهذا سيعطي الجميع الوقت للتحضير والسماح بأي تنقيحات لجدول الأعمال إذا لزم الأمر.
