في كيفية وضع جدول أعمال لاجتماع سوف تتعلم 5 أشياء يجب تأسيسها لتحقيق النجاح. سيعمل جدول الأعمال المكتوب بشكل جيد على إبقائك في مهمة وعلى المسار الصحيح بينما يدع المشاركين في الاجتماع يستعدون ويشعرون بالراحة. سوف يحضر لك أولئك الذين يحضرون اجتماعاتك.
العناصر التي ستحتاجها
-
الحاسوب
-
البريد الإلكتروني
تحديد المواضيع: تحديد سبب اجتماعك وقائمة المواضيع التي يجب مناقشتها. شجّع الأشخاص الذين تم تعيينهم على المشاركة في اجتماعكم على التواصل مع الموضوعات أو العناصر التي يرغبون في إدراجها في جدول الأعمال. امنحهم موعدًا نهائيًا يجب أن تتلقوا فيه تلك الاقتراحات من أجل تضمينهم في هذا الاجتماع بعينه.
تحديد الأولويات: الآن بعد أن أصبحت لديك قائمة مبدئية من العناصر ، ما عليك سوى قضاء بعض الوقت في ترتيب أولوياتها حسب الأهمية أو في المواعيد المحددة. تذكر ، قد لا يتوفر لك وقت للمس كل عنصر في قائمتك ، لذلك فإن تحديد الأولويات سوف يساعدك على تحديد العناصر التي تجعلها بالتأكيد على جدول الأعمال.
إنشاء مقدمي العروض: لا يجوز لك تقديم كل عنصر أو قيادة كل مناقشة. في الواقع ، سيسمح زعيم حكيم للآخرين بأخذ حصة من الدور القيادي. يمنح المشاركون جائزة عن أدائهم ويظهر لهم الثقة التي لديهم في قيادتهم. ربما اقترب منك شخص حول تضمين بند معين من جدول الأعمال للاجتماع. خذ هذه الفرصة لمنحهم فرصة لتقديم في الاجتماع. خلاصة القول ، تدرج في جدول أعمالك من يقود المناقشة. تعيين مقدمي العروض.
ضع جدولاً: حدد المدة المناسبة لاجتماعك ثم قم بتقدير الوقت اللازم لكل عنصر من بنود جدول الأعمال. لا تتظاهر بإنجاز الكثير في جلسة واحدة. كن حكيماً وامنح وقتًا إضافيًا لكل موضوع. ضع في بعض مساحة للمناورة. سيخدم الجدول الزمني الخاص بك كنظام يساعدك في الحفاظ على تركيزك والبقاء على الطريق الصحيح.
تأسيس الاتساق: بعبارة أخرى ، التزم بجدول الأعمال. لا تضيف أو تخطي العناصر. لا تذهب على الوقت المخصص لمواضيع محددة. لا تزعج نفسك وقدم نفسك عندما تم تحديد شخص آخر لقيادة هذا النقاش بعينه. إن جدول الأعمال فعال فقط بقدر مدى اتباعه. وبمرور الوقت ، سيحظى جُنَّاكك باحترام وتوقع جدول أعمال مكتوب بشكل جيد.
نصائح
-
احصل على أجندتك النهائية لمشاركيك في وقت كافٍ كي يأتيوا مستعدين ومرتاحين للاجتماع. استخدم أجندات سابقة لمساعدتك في العمل على جداول الأعمال الحالية والمستقبلية.
تحذير
تأكد من أنك تخطط للتذبذب في جدول أعمالك. لا تخنق اجتماعك بأجندة مرزومة مملوءة بالجرح.
