الأجندات تشكل توقعات الاجتماع. يوفر استخدام قالب جدول الأعمال التوحيد القياسي والشكل الرسمي لاجتماع المدير. التخطيط للاجتماعات يظهر الاحتراف والاستعداد اللازم للاجتماع السلس. إن توزيع جدول أعمالك بيوم أو يومين قبل الاجتماع سيسمح للمدعوين بإعداد وتوقع العروض التقديمية والمناقشات. غالبًا ما يكون لدى المدير جداول مشغولة مع القليل من الوقت لفرز المستندات المعقدة. كلما تمكنت من تنسيق شكل جدول الأعمال ، كان من الأسهل للمدراء والمساعدين تحديد غرض الاجتماع وموقعه ومواضيعه.
قم بإنشاء أجندة اجتماع مديرك في برنامج معالجة النصوص ، مثل Microsoft Word. Word هو أحد التطبيقات التي يمكنها الوصول إلى العديد من قوالب جدول الاجتماعات القابلة للتنزيل والتي قد ترغب في استخدامها كنقطة بداية. يمكنك تخصيص جدول الأعمال مع شعار شركتك واسمها.
أدخل اسم الاجتماع والتاريخ والوقت والموقع ومعلومات مكالمة المؤتمر في رأس جدول الأعمال. اعرض المعلومات بوضوح ، في أعلى الصفحة وتمحورت بحيث يعرف المدعوون بوضوح كيف ومتى يمكنهم الوصول إلى الاجتماع. قد ترغب أيضًا في تضمين قائمة من المدعوين والميسرين كما تسمح الغرفة على الصفحة.
التماس موضوعات جدول الأعمال من المدراء المشاركين. إرسال بريد إلكتروني على الأقل قبل أسبوع من الاجتماع لطلب مواضيع جدول الأعمال. قم بإدراج موضوعات جدول الأعمال حسب كيفية تخطيطك لتقديم كل موضوع. في النموذج ، قم بسرد كل عنصر من بنود جدول الأعمال حسب الرقم الموجود على اليسار واسم الشخص المسؤول عن قيادة المناقشة على يسار الموضوع. إذا كان الوقت محدودًا ، فقد تحتاج إلى تعيين إطارات زمنية لكل موضوع ، وإدراجها بجوار عنصر جدول الأعمال.
أدرج "الخطوات التالية" و "البنود الأخرى" كبندين من جدول أعمالك. سيسمح ذلك لاجتماعك بالانتهاء من أي بنود خطة عمل ومواضيع أخرى قد لا يتم إدراجها بشكل رسمي في جدول الأعمال.
نصائح
-
استخدم نفس تنسيق جدول الأعمال لاجتماعات المدير اللاحقة. سوف يعتاد المدراء على النظر في تنسيق جدول الأعمال وعرض تفاصيل الاجتماعات والمواضيع بسهولة. تأكد من أن جداول أعمالك غير مرتبكة ، ولديها مساحة كبيرة بين السطور وتظهر بوضوح الغرض من الوثيقة وسبب الاجتماع.
