إن المكتبة جيدة فقط مثل نظام فهرستها: بدون Dewey Decimal ، ومكتبة الكونغرس ، ونوع من كتالوج المجلد ، لا يمكن لأحد العثور على الكتاب الصحيح بسرعة أو كفاية موثوق بها لجعل المكتبة مفيدة. وإلى أن أصبحت المكتبات العامة الحديثة هي القاعدة خلال منتصف القرن التاسع عشر ، احتفظ أمناء المكتبات المحترفون بمواقع الكتب في رعايتهم. في وقت لاحق ، ساعدت الأنظمة اليدوية مثل كتالوجات البطاقات في البحث عن موقع الكتب التي يريدونها. منذ التسعينيات ، قامت معظم المكتبات بإدارة بعض جوانب عملياتها بشكل آلي. على الرغم من التكلفة والجهد لتثبيت هذه الأنظمة ، فهي نموذج متفوق عندما تفكر في عيوب الأساليب السابقة.
التعرض لخطأ بشري
كل نظام يعمل به البشر عرضة للأخطاء التي ارتكبها عضو فريق مشتت أو مرهق أو غير كفء. لا تزال الأنظمة الآلية تتطلب تفاعلًا بشريًا ، ولكنها تقلل من عدد القرارات أو العمليات التي يجب على الإنسان تنفيذها. وسواء تم تقديم طلب حجز المستفيد أو تتبع وصول الكتب الجديدة ، فإن كل خطوة يتم معالجتها بواسطة الكمبيوتر تجعل النظام بأكمله أكثر كفاءة لأنه أقل عرضة للأخطاء.
تكاليف إضافة على مر الزمن
يمكن أن يكلف تثبيت نظام آلي ما بين 20،000 دولار إلى 50000 دولار لكل مكتبة للمعدات وحدها. على الرغم من هذه التكاليف الأولية ، فإن التشغيل الآلي يوفر المال بمرور الوقت. هذه الوفورات تأتي في شكلين. تستمر العديد من العمليات ، بمجرد تشغيلها ، دون مشاركة الموظف - على سبيل المثال ، توليد تقارير عن طلبات القروض بين المكتبات أو إرسال إشعارات إلكترونية متأخرة. العمليات التي لا تزال بحاجة إلى إنسان - مثل معالجة الكتب المرتجعة - تحدث بسرعة أكبر بدعم من الأتمتة. في كلتا الحالتين ، يمكن للمكتبة إما خفض الموظفين لتقليل ميزانيتها ، أو تطبيق الأموال المحفوظة في المهام والبرامج الموجهة نحو العملاء.
عمليات البحث تستغرق وقتا أطول وأقل كفاءة
إن البحث عن كتاب معين في كتالوج بطاقات - وهو نظام المكتبات اليدوي الأكثر شهرة - يعني الانتقال من فهرس إلى آخر عند تغيير بحثك من المؤلف إلى العنوان. باستخدام نظام آلي ، يمكنك إجراء أي نوع من البحث الذي تفضله من نفس الموقع ببضع نقرات. هذا يوفر الوقت للمستفيدين مقارنة بالطريقة القديمة ، ويحتاج إلى مساعدة أقل من موظفي المكتبة. نظرًا لأن جميع الفهارس هي افتراضية بدلاً من وضعها الفعلي ، يمكن أن يحتوي النظام الآلي على مزيد من فئات البحث دون إضافة قطعة أثاث أخرى. يمكن للمستفيدين البحث عن طريق مجموعة متنوعة من الكلمات والمفاهيم الرئيسية أكثر من كتالوج البطاقات. كما يمكن وضع كتالوجات آلية عبر الإنترنت ، مما يتيح للمستفيد تأكيد أن الكتاب متاح من المنزل بدلاً من القدوم إلى المكتبة وخيبة الأمل.
ترك على الطريق السريع للمعلومات
أصبحت المكتبات والمعلومات رقمية على وتيرة سريعة. لا يمكن لأي مكتبة لا تزال تستخدم نظام تشغيل يدوي الاتصال بالموارد الرقمية. وهذا يجعل مشاركة المعلومات والمطبوعات أكثر صعوبة واستهلاكًا للوقت أكثر من النظام التلقائي. ومع تقدم القرن الحادي والعشرين وزيادة الموارد بشكل كامل ، لن يتمكن رعاة المكتبات اليدوية من الوصول إلى نسبة متزايدة من المعلومات.
وضع حدود على المستقبل
تعد الكتب الإلكترونية وملفات البودكاست والمدونات وبرامج الفيديو التعليمية جزءًا من كيفية توصيل العالم الحديث لمجموع المعرفة البشرية. تتمتع المكتبات ذات الأنظمة اليدوية بإمكانية وصول محدودة إلى هذه المجموعة المتنامية من العمل. على النقيض من ذلك ، فإن أي نظام تلقائي للجودة سيوفر بشكل افتراضي إمكانية الوصول عن بعد وفي الموقع لمعظم هذه الموارد.
