عند عقد اجتماع التخطيط الاستراتيجي السنوي ، فإن الإعداد غالباً ما يطغى على الهدف الفعلي للاجتماع. جزء من الإعداد يتضمن إنشاء جدول الأعمال ، دعوة الحاضرين ، إرسال جدول الأعمال بها وإعداد المكان. ومع ذلك ، إذا كان الاجتماع نفسه لا يستوعب العصف الذهني وصنع القرار وخلق الخطة ، فقد لا ينتج الابتكار والتجربة الاستراتيجية التي تريدها. في حين أن المكان والتنظيم مهمان ، فإن جودة الاتصال المباشر هي التي تنتج النتائج.
تحديد أهداف الاجتماع
الاستراتيجيات عادة ما تغطي توسع الشركة ، والتسويق ، وخطوط الإنتاج ، والمنافسة ، والالتزام المالي. اجتماعات التخطيط الاستراتيجي التي ببساطة إعادة صياغة الخطة الاستراتيجية القديمة مع مجموعة الإدارة الخاصة بك لا تدرس الخطة من أجل التحسين المحتمل. إذا كان هدفك هو تحسين استراتيجيتك للسنة القادمة ، فابدأ الاجتماع بتحليل SWOT للإستراتيجية الحالية. إذا كنت تقود الاجتماع ، كن مستعدًا مع قائمة بالمشكلات والأسئلة المصممة لتشجيع المناقشة. قم بإحضار مقالات وأوراق بيضاء وعروض فيديو لإثارة الفكر الإبداعي. تحدي المشاركين لرفع مواضيع غير مريحة. غالباً ما لا يرغب المديرون في أن يكونوا الربط الذي يقف ، خوفاً من أن يتم هدمه.
خلق قائمة المشاكل الخاصة بك لمزيد من المناقشة
يجب أن يؤدي تحليل SWOT المثير للخطة الاستراتيجية للسنة الماضية وما ينتجها إلى المزيد من النقاط للمناقشة والحل. يسمح لك استخدام السبورة لقائمة الأسئلة أو المشكلات عند ظهورها بتنظيم مناقشاتك على المسار الصحيح. كقائد ، الاستمرار في التحدي وطرح الأسئلة. المناقشة المعنية هي بالضبط ما تريده ، ولكن مع الحفاظ على السيطرة على المناقشة ومحاولة قيادتها إلى الحل والقرار. يمكن لجلسات الفصل أن تنتج حلولاً مبتكرة ، لذا قم بتعيين الحاضرين لجلسات الفصل التي تتناول موضوعات أساسية فردية وإطلاعهم على استنتاجات أو أفكار جديدة عند استئناف الاجتماع.
مراجعة القرارات وتأكيدها
أحد أسباب عقد اجتماعات التخطيط الاستراتيجي في يومين متتاليين أو أكثر هو إعطاء الحضور الوقت اللازم لمعالجة الأفكار المطروحة. قد تبدو فكرة جيدة وكأنها خطأ بعد نوم ليلة. بعد أن تكون قد ناقشت بالكامل الخطة الاستراتيجية القديمة وصاغت أفكارًا جديدة ، قم بمراجعة كل نقطة أو قرار واتخاذ إجراء تصويت. يُلزم التصويت المدراء الحاضرين بدعم القرارات. إذا كان هناك خلاف حول نقطة واحدة ، فكر في المزيد من النقاش حول كيفية تعديلها حتى يمكن للجميع الموافقة.
التنفيذ والمتابعة
وبالطبع ، فإن التنفيذ والمتابعة يصنعان الفرق بين الاجتماع الناجح والفشل. من السهل للغاية على المديرين الحفاظ على الوضع الراهن عندما يعودون إلى إداراتهم ، بحيث يجب عليك تعيين المسؤوليات عن التنفيذ بقوة. كقائد ، تقع على عاتقك مسؤولية المتابعة للتأكد من أن المديرين يطبقون بشكل كامل الإستراتيجيات والتغييرات التي تم تطويرها في اجتماع التخطيط الاستراتيجي الخاص بك. وضع معايير ومراجعات مرحلية لتقييم كيفية الاستفادة من الخطة الإستراتيجية للمنظمة وما إذا كانت بحاجة إلى المراجعة.
