كيفية إجراء اجتماع على مستوى التخطي

تخلق اجتماعات تخطي المستوى بيئة لإدارة المستوى الأعلى للالتقاء مع موظف دون تدخل من المشرف المباشر للموظف. توفر اجتماعات مستوى التخطي العديد من الفوائد. يمكن للمدراء رؤية كيفية ملاءمة الموظفين داخل إداراتهم وداخل المؤسسة ككل. يسمح استبعاد المشرفين المباشرين للإدارة بإجراء ملاحظات غير متحيزة حول الموظفين. يقوم المديرون بإعداد مجموعة من الأسئلة لطرح أسئلة على الموظفين وتسجيل ملاحظاتهم. اعتمادًا على الطريقة التي ذهب بها اجتماع مستوى التخطي ، قد يقوم المديرون بتقديم اقتراحات للموظفين لتحسين إنتاج العمل ومعالجة أية مشكلات.

خطة اجتماعك. حدد المدة التي ستستغرقها اجتماعاتك والأسئلة التي تخطط لطرحها. اختر الجداول الزمنية لاجتماعك. إذا كانت مؤسستك كبيرة ، فقد يكون لديك وقت أكثر صعوبة في جدولة الاجتماعات.

أرسل دعوات إلى جميع الموظفين الذين تخطط لمقابلتهم. إرسال نسخة من الدعوة إلى كل موظف وإرسالها إلى RSVP. قد ترغب أيضًا في إرسال بريد إلكتروني إلى المشرف المباشر للموظف لإعلامه بالاجتماع.

إجراء الاجتماعات. في الاجتماعات ، حدد أهداف موظفيك ، وموضوعات العمل التي قد تكون لديهم ومصالحهم خارج العمل. الغرض من الاجتماع هو التعرف على كيفية تناسب الموظفين داخل فريقهم وفهم الواجبات اليومية للموظفين. يجب عليك أيضًا تسجيل الاجتماع باستخدام جهاز تسجيل صوتي أو فيديو لتحليل المعلومات من الاجتماعات في وقت لاحق.

امنح الموظفين نموذجًا للملاحظات المجهولة في ختام الاجتماع. يمكن أن يشعر الموظفون بالخوف من تخطي اجتماعات المستوى. سيؤدي تنفيذ نموذج التعليقات المجهولة إلى بناء الثقة بين الإدارة والموظفين عن طريق السماح لهم بمعرفة أن آراءهم ذات قيمة.

إرسال رسائل البريد الإلكتروني الشكر لجميع الموظفين الذين التقيت بهم. تضمين في البريد الإلكتروني أفكارك القصيرة بشأن الاجتماع. أبلغ الموظفين بأنك ستقوم بالاتصال بهم قريبا لمناقشة أفكارك بتعمق فيما يتعلق بالاجتماع وتقديم الاقتراحات والتغييرات اللازمة.

قم بمراجعة المعلومات التي جمعتها خلال الاجتماعات. استمع إلى الاجتماعات المسجلة وجمع معلومات مهمة من الاجتماع. تحليل المعلومات لمعرفة ما هي التحسينات التي يجب إجراؤها وما النقد الموجه الذي يمكنك تقديمه للموظفين.

قم بإنشاء خطة عمل استنادًا إلى ما لاحظته في الاجتماع وما جمعته من التعليقات المجمّعة. تعديل السياسات هي إجراء تعديلات في المناطق داخل المنظمة التي تحتاج إلى تحسين. متابعة مع الموظفين بعد تنفيذ خطط العمل لمعرفة ما إذا تم إجراء تحسينات.

نصائح

• خطط بعناية أسئلتك من خلال البحث عن خلفية الموظف واجبات العمل. أخذ الوقت لإعداد الأسئلة سيجعل إجابات مدروسة من الموظفين التي يمكنك تحليلها في وقت لاحق.

تحذير

لا تناقش المشاكل مع الموظفين الذين ليس لديك نية في تصحيحها أو تحسينها. هذا سيخلق فقط انعدام الثقة.