غالبًا ما يكتب المحترفون ، مثل المحاسبين والمحامين ، رسائل إلى العملاء تتعلق بأمور تجارية مهمة. يجب على الشركة اتباع إجراءات معينة لإنتاج خطابات عميل واضحة وفعالة. يكتب المحترفون رسائل العملاء لعدد من الأغراض التي تشمل الترحيب بعميل جديد ، ومناقشة مسألة أعمال أو تقديم المشورة. قم بكتابة خطاب العميل بطريقة احترافية واجعله سهل القراءة ، لغرض واضح يفهمه القارئ.
استخدام ورق. تستخدم معظم الشركات المهنية ترويسة لكل الحروف بما في ذلك تلك الرسائل للعملاء. يحتوي الورق ذو الرأسية على اسم الشركة والعنوان ورقم الهاتف.
عنوان الرسالة. عند كتابة رسالة إلى أحد العملاء ، اكتبها مباشرةً إلى الشخص عن طريق ذكر اسم الشخص. يمكن أن تبدأ بكلمة "عزيزي" متبوعة باسم الشخص أو الكلمة "إلى". قم بتضمين تاريخ في أعلى الرسالة.
ابدأ الخطاب بمقدمة موجزة. الحفاظ على مقدمة ممتعة وتحدثية. أشكر العميل على استخدام شركتك واذكر سبب الرسالة.
تطوير نص الرسالة. يحتوي هذا الجزء من الرسالة على المعلومات لغرض الرسالة. قد يحتوي على نصيحة أو معلومات أخرى ذات صلة بالعميل.
تجنب استخدام مصطلحات لا يفهمها سوى المحترف في مجالك الخاص. غالباً ما يستخدم المحامون والمحاسبون مصطلحات خاصة بمجالهم ، لكن قد يكون غير مألوف للعملاء. اختر كلمات واضحة لأي شخص ، بغض النظر عن خلفيته.
اطلب من العميل الاتصال بالأسئلة. تعد الدعوة للاتصال بالشركة للحصول على مساعدة ومعلومات إضافية جزءًا قياسيًا من جميع خطابات العملاء.
التوقيع على الرسالة. قم بتضمين توقيعك في أسفل الرسالة وإرسال المستند إلى العميل بالبريد.
