يعد إنشاء جدول زمني واقعي للمشروع أحد أكبر التحديات التي يواجهها مدير المشروع. هناك بعض المشاكل الشائعة في جدولة المشروع والتي يمكن توقعها ومنعها ، مما يمنح كل المشاركين في المشروع ثقة أكبر في الجدول الزمني.
تقدير مدة المهمة
المشكلة الأساسية والمشتركة في جدولة المشروع هي تقدير مدة كل مهمة مشروع. يستخف معظم الناس بالمدى الذي سيستغرقه شيء ما ، مما يؤدي إلى جدول زمني لا يعكس سوى سيناريو أفضل حالة. لمنع هذا ، يمكنك إضافة وقت لكل مهمة إذا كنت تستطيع التقليل من مدى التقليل من قيمة عضو فريقك. (كثير من الناس يقللون باستمرار بنسبة معينة). أو يمكنك إضافة وقت طوارئ كبند منفصل في جدولك. على الرغم من أن هذا الأمر قد يكون مفرطًا أحيانًا على أنه "حشو" جدولك الزمني ، إلا أنه في الواقع طريقة واقعية لجعل خطتك أكثر دقة.
تأكد من عدم تفويت أي مهام المشروع الضرورية. من السهل التغاضي عن تلك التي تتم من خلال مجموعات خارج فريق مشروعك أو تلك التي يراها الخبير المختص في التفكير التقديري حتى لا تحتاج إلى ذكرها.
تخصيص الموارد
تعتمد معظم جداول المشروعات على افتراض أن الشخص المناسب سيكون متاحًا بالضبط عند الحاجة. ولكن ما لم يكن لدى مؤسستك طريقة جيدة لتعيين الأشخاص لمشاريع ، فقد لا يحدث ذلك. يحتاج جدول أعمالك أيضًا إلى حساب واقعي لمعرفة مقدار الوقت الذي يمكن لكل عضو في الفريق إنفاقه على مشروعك ، مع الأخذ في الاعتبار المشاريع الأخرى أو الدعم التشغيلي أو المهام الإدارية التي يجب أن يقوموا بها.
تحديد تاريخ التنفيذ
في العديد من الحالات ، تقوم الإدارة أو بعض العوامل الخارجية بتحديد تاريخ تنفيذ المشروع قبل وضع جدول زمني. قد يُطلب منك تقليل الوقت المخطط لبعض المهام لتلبية تاريخ الانتهاء المطلوب. يجب عليك الاتصال بشكل استباقي للمشروع رعاية أي المخاطر التي ينطوي عليها في إجراء هذه التغييرات.
إدارة المجهول
قد تؤدي الأحداث غير المعروفة ، مثل التغييرات في بيئة الأعمال أو المشكلات المتعلقة بتكنولوجيا جديدة ، إلى استغراق مهام المشروع وقتًا أطول من الموعد المحدد لها. من خلال تحديد المخاطر المحتملة في بداية المشروع ، ستتمكن من إدارة أي شيء يحدث بشكل أفضل وبالتالي تقليل تأثيره على الجدول الزمني الخاص بك.
إدارة التغيير
قد تؤدي التغييرات في نطاق المشروع والمتطلبات التي يتعين إنجازها أو استخدام التكنولوجيا إلى تعطيل الجدول الزمني للمشروع. يجب أن تمر هذه الأنواع من التغييرات من خلال عملية رسمية لإدارة تغيير المشروع بحيث يمكن أن يوافق راعي المشروع وعملائه على أي تغييرات في الجدول الزمني بدلاً من أن يفاجئهم من غير قصد.
تقدير المشروعات الكبيرة
يحتوي المشروع الكبير على المزيد من الترابط بين المهام وبين مجموعات العمل أو الأفراد. هذا المستوى من التعقيد يجعل من الصعب التنبؤ بالجدول الزمني ، الذي سيحتاج إلى تضمين الوقت لهذا التنسيق.
