لا يجب أن تكون إجراءات التحكم في المستندات معقدة. في الواقع ، يزيد التعقيد من احتمال عدم الإشارة إلى المستند بشكل كافٍ. ومع ذلك ، فإن إدارة المعلومات هي واحدة من أهم العمليات في أي منظمة. يزيد الاعتماد على المراسلات الإلكترونية من الحاجة إلى تحديث إجراءات مراقبة وتخزين البيانات بشكل مستمر. قد يؤدي الفشل في الحفاظ على إجراءات كافية لمراقبة المستندات إلى مخاطر مالية ضخمة. لحسن الحظ ، أنشأت التحسينات في تكنولوجيا التحكم في المستندات وتطبيقات البرمجيات عالما جديدا من أفضل الممارسات.
تحديد العمليات الحرجة
قم بتعيين فريق من المديرين المتعددين الوظائف لتحديد العمليات الأكثر أهمية المتعلقة بالبيانات وتدفق المعلومات. تتبع كيفية تدفق البيانات (البريد الإلكتروني ، استطلاعات العملاء ، نموذج IRS ، إلخ) من العميل إلى ملفات قاعدة البيانات الخاصة بك. مقارنة كل عملية تدفق البيانات وتحديد المهام الشائعة أو المتكررة. قم بتخطيط جميع عمليات المعلومات ، بدءًا من البريد الإلكتروني إلى التوافق مع الشركة ، باستخدام مخطط انسيابي أساسي.
إنشاء دليل الإجراءات
يجب أن تحدد الإجراءات - لكل من البرامج والورق - كيفية الموافقة على المستندات قبل التحديث وبعده. يجب عليهم أيضًا توضيح كيفية تحديث المستندات وإعادة الموافقة عليها. تعامل مع كيفية تحديد النظام للتغييرات ، أي حسب تاريخ الإصدار أو تغيير الخط. تأكد من تحديد عملية تقرير التقادم المستند. فهم كيفية منع استخدام الوثائق "القديمة".
ضمان الأداء
تأكد من توفر المستندات للأشخاص المناسبين عندما يحتاجون إليها. إذا كنت تقوم بالتحويل إلى نظام افتراضي ، فاحرص على توثيق كيفية تخزين المستند الأصلي بعناية ، إن وُجدت على الإطلاق. أخيرا ، لديك حل النسخ الاحتياطي. في حالة التغيير إلى نظام آلي ، فاستخدم إستراتيجية طرح النموذج التجريبي. بعد التحويل الكامل ، انتظر لمدة ثلاثة أشهر قبل إتلاف المستندات الورقية أو حفظها.
