الكفاءة هي المفتاح في أي مكتب أو إعداد الأعمال. أن تكون منظمًا هو مهارة ستفيد أي بيئة مكتبية. هناك شيء واحد قد ترغب في تحسينه ، حتى إذا وجدت أنك منظم بشكل عام ، هو إجراءات حفظ المستندات وإجراءات الصيانة الخاصة بك. يمكنك قضاء ساعات في البحث عن مستندات مهمة إذا لم يكن هناك نظام لإدارتها. وجود القدرة على الحصول على الوثائق اللازمة عندما تكون تحت الضغط أمر حيوي. على الرغم من أن بعض أماكن العمل قد تحتوي على ملفات فعلية فعلية ، إلا أن الغالبية العظمى من ملفات المستندات يتم تسجيلها على الكمبيوتر.
تسمية
قم بتسمية كافة الملفات والمجلدات بطريقة متناسقة. لا تسمي البعض منهم حسب التاريخ وآخرون باسم المشروع. تأكد من أن كل ملف في مشروع معين لديه شيء فريد للمشروع في عنوانه. إنشاء مجلد مشروع رئيسي مع اسم قابل للتعريف بسهولة. قسّم هذا المجلد إلى مجلدات فرعية تحتوي على عناوين واضحة يمكنك استخدامها لسرد أسماء الأشخاص الذين يعملون عليها أو الأشياء الضرورية الأخرى.
إنقاذ
تخزين وثائق مماثلة معًا. إذا كنت تعمل على مشروع معين ، فقم بحفظ جميع المستندات الموجودة في نفس المجلد الرئيسي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. هذا هو أكثر فعالية ومنطقية من تخزين كافة جداول البيانات أو كافة الرسومات في أماكن مختلفة. عندما تخفق في التفاصيل ، ستنقلك نقرة واحدة إلى المشروع.
يحتوى
قبل البدء في تقديم المستندات ، خذ بعض الوقت لمراجعة المحتوى. لا تقم بحفظ جميع المعلومات التي يتم إرسالها إليك. وهذا يعني مزيدا من الوقت في النظر في الأمور غير الضرورية في وقت لاحق. إذا كانت الوثيقة ذات صلة بمشروعك الخاص ، احفظه. إذا لم يكن كذلك ، فقم بإزالته من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
الحالة
مستندات منفصلة تشكل جزءًا من العمل المتواصل من المستندات الخاصة بالعمل المكتمل ويتم حفظها فقط لأغراض المرجع والسجلات. الاستفادة من نظام المجلد الخاص بك. قم بحفظ المستندات الحالية في مكان يسهل الوصول إليه ، مثل سطح مكتب الكمبيوتر الخاص بك. بمجرد اكتمال العمل ، قم بنقله إلى مجلد المشروع الذي تقوم فيه بتخزين العمل المكتمل. خياط هذه الطريقة لتناسب عملك.
