يستخدم التحكم المستند لزيادة كفاءة مؤسسة معينة عن طريق التحكم في إصدارات وثيقة معينة يتم إصدارها. هذا يضمن أن جميع الموظفين لديهم الإصدارات الصحيحة من وثيقة معينة. معايير ISO هي مجموعة من المعايير الدولية التي تساعد على توحيد العمليات داخل الشركات وتساعد أيضًا الشركات على الاحتفاظ بسجلات كافية ، وفقًا لشركة Intelex. يجب أن تفهم الشركات المعايير المطبقة على أعمالها الخاصة وتستخدم إجراءات التحكم في المستندات لضمان اتباع هذه المعايير.
التقليل من الأوراق
يسعى التحكم في المستندات غالبًا إلى تقليل المستندات الورقية أو إزالتها ، وبالتالي فإن المستندات لها تأثير أقل على البيئة وتقليل تكاليف الشركة ، وفقًا لشركة Intelex.
سهولة الوصول
سهولة الوصول هو أيضا جانب مهم عند التعامل مع التحكم في المستندات. سيكون لدى الشركات وقت أسهل في الاحتفاظ بالمعلومات محدثة إذا تمكنت ، على سبيل المثال ، من الوصول إلى تلك المعلومات بسهولة من الإنترنت.
التصنيف
يجب تنظيم المستندات في فئات منطقية. بالقيام بذلك ، يمكن العثور على المستندات المناسبة لحالة معينة. غالباً ما يتم تنظيم هذه الوثائق في فئات مثل السياسة والإجراء وتعليمات العمل والنماذج والسجلات ، وفقًا لـ 9000 World. تتطلب ISO أن تكون الوثائق ذات الصلة متاحة عند الحاجة.
خبرة
يجب مراجعة المستندات على نطاق واسع قبل الانتهاء منها. في العديد من الحالات ، يجب مراجعة هذه الوثائق من قبل أكثر من فرد واحد ، لأغراض المراقبة ولضمان عدم ارتكاب أخطاء من خلال وجود زوج إضافي من العيون للقبض على الأخطاء ، وفقًا لـ 9000 وورلد. يجب أن تتضمن دورة المراجعة العمال المشاركين في المستندات والمديرين المعينين الذين يشرفون عليهم ، حيث سيكون لديهم المزيد من الخبرة وسيكونون قادرين على فهم الأخطاء. تتطلب ISO الموافقة على المستندات للتأكد من كفايةها قبل إصدارها.
حالة المراجعة
تتطلب معايير ISO مراجعة الوثائق وتحديثها عند الضرورة. سوف تتغير الشروط في شركة معينة حتمًا ، ويجب إضافة التحديثات إلى المستندات عندما تكون منطقية. يجب وضع حالة المراجعة على المستند ، وفقًا لـ 9000 World. تشمل هذه الحالات المسودة والمراجعة والموافقة. يجب أن تكون الوثائق القديمة التي تحتفظ بها الشركة لأي سبب من الأسباب على أنها عفا عليها الزمن.
الوضوح
يجب أن تكون المستندات دائمًا قابلة للقراءة ويمكن الوصول إليها من قبل أولئك الذين يحتاجون إليها ، وفقًا لـ 9000 World. تتطلب ISO تحديث الوثائق عند تلقيها للبلى أو التلف.
توزيع
لا يقتصر الأمر على مراقبة الوثائق التي تصدر من شركة ما ، بل يجب أيضًا التحكم في الوثائق الصادرة من البلاد وفقًا لـ 9000 World. يجب وضع علامات واضحة على العديد من الوثائق ، مثل وثائق المستخدم الخاصة بالمنتجات والآلات المملوكة للشركة ، وتوزيعها على الأفراد المناسبين في الشركة.
